بهینهسازی موجودی برای کسبوکارهای کوچک به ندرت درباره «نرمافزار بهتر» است. معمولا درباره کاهش غافلگیریهاست: کالای پرفروشی که همیشه ناموجود است و کالای کمگردشی که بیسر و صدا سرمایه و فضای قفسه شما را میبلعد.
این راهنما یک سیستم عملی به شما ارائه میدهد که میتوانید با یک صفحهگسترده و یک تلفن همراه اجرا کنید: اصلاحات عملیاتی سریع، یک فرمول کاربردی (نقطه سفارشگذاری مجدد) و یک برنامه کوتاه هفتگی شاخصهای کلیدی عملکرد.
با دو هزینهای که همین الان پرداخت میکنید شروع کنید
هر مشکل موجودی یک مبادله بین کمبود موجودی (فروش از دست رفته، مشتریان ناراضی، بحرانهای ناگهانی) و مازاد موجودی (سرمایه قفل شده، شلوغی انبار، آسیبدیدگی، منسوخ شدن) است.
مازاد موجودی بیشتر از آنچه اکثر صاحبان کسبوکار اعتراف میکنند ضرر دارد، زیرا نگهداری موجودی رایگان نیست. یک قاعده کلی رایج، هزینه نگهداری موجودی را حدود ۱۵ تا ۲۵ درصد در سال تخمین میزند و برخی برآوردها بسته به نوع کسبوکار و اقلام محاسبهشده به ۲۰ تا ۳۰ درصد میرسد.
بنابراین اگر ۵۰,۰۰۰ دلار موجودی اضافی «برای احتیاط» دارید، هزینه پنهان سالانه آن میتواند ۷,۵۰۰ تا ۱۲,۵۰۰ دلار باشد، پیش از آنکه حتی یک واحد بفروشید.
اگر ارقام موجودی شما نادرست باشد، هیچ فرمولی نجاتتان نمیدهد. اول دریافت کالا، برچسبگذاری و شمارش پایه را اصلاح کنید. بعد بهینهسازی کنید.
راهکارهای سریع (همین امروز) قبل از اینکه سراغ فرمول بروید
بهینهسازی با نظم و انضباط شروع میشود. این تغییرات به ابزار جدید نیاز ندارند، فقط به ثبات نیاز دارند.
چکلیست راهکارهای سریع
- هر مکان را نامگذاری کنید:حتی یک انباری کوچک باید قفسهها، جعبهها و مناطق برچسبدار داشته باشد (A-01, A-02...). «آن طرف» همان جایی است که موجودی ناپدید میشود.
- SKU و مکانها را برچسبگذاری کنید:اگر نمیتوانید اسکن کنید، نمیتوانید اعتماد کنید. با برچسبهای یکسان SKU و برچسب مکان شروع کنید. بهترین شیوههای برچسبگذاری بارکد ما را ببینید.
- دریافت کالا را استانداردسازی کنید:مقادیر را تایید کنید، با سفارش خرید تطبیق دهید و اقلام را قبل از رسیدن به فروشگاه در مکان صحیح قرار دهید.
- SKUهای تکراری را حذف کنید:دو شماره قطعه برای یک کالا تضمینکننده خرید اضافی است. تکراریها را ادغام کنید و یک SKU واحد انتخاب کنید.
- تعدیلات را هدفمند انجام دهید:هر تعدیل موجودی باید دلیل داشته باشد (آسیبدیدگی، سرقت، برداشت اشتباه، کسری ارسال تامینکننده). در غیر این صورت علل ریشهای را پنهان میکنید.
- شمارشهای کوچک هفتگی انجام دهید:هر هفته ۲۰ SKU پرگردش را بشمارید. اگر به یک برنامه منظم نیاز دارید، از روش شمارش چرخهای ما استفاده کنید.
نقطه سفارشگذاری مجدد: تنها فرمولی که واقعا نیاز دارید
نقطه سفارشگذاری مجدد به یک سوال ساده پاسخ میدهد: در چه سطحی از موجودی باید سفارش بعدی را ثبت کنید تا قبل از رسیدن کالا به صفر نرسید؟
ROP = (میانگین مصرف روزانه × زمان تحویل به روز) + موجودی ایمنی.
با بهترین دادههای موجود شروع کنید: فروش/مصرف ۳۰ تا ۹۰ روز گذشته و زمان تحویل معمول تامینکننده. نیازی به دقت کامل نیست؛ شما به یک خط مبنا نیاز دارید که بتوانید آن را تنظیم کنید.
مثال (اعداد کوچک، تاثیر واقعی)
شما روزانه ۴ واحد میفروشید. زمان تحویل تامینکننده شما ۱۰ روز است. یعنی ۴۰ واحد تقاضای مورد انتظار در طول زمان تحویل. اگر ۱۰ واحد به عنوان موجودی ایمنی برای تاخیر حملونقل و نوسانات تقاضا نگه دارید، نقطه سفارشگذاری مجدد شما ۵۰ واحد است.
وقتی موجودی شما به ۵۰ رسید، سفارش میدهید. نه وقتی که «احساس میکنید» کم شده.
حداقل/حداکثر: نقاط سفارشگذاری مجدد را به یک عادت خرید ساده تبدیل کنید
نقطه سفارشگذاری مجدد به شما میگوید چه وقت سفارش دهید. حداقل/حداکثر به شما میگوید چقدر سفارش دهید، بدون فکر زیاد.
حداقل = ROP. وقتی موجودی ≤ حداقل شد، یک خرید فعال میشود.
حداکثر را طوری تنظیم کنید که یک دوره کامل سفارش به علاوه زمان تحویل را پوشش دهد (یا به سادگی «چقدر موجودی نگهداشتن برایتان راحت است»). مقدار سفارش معمولا حداکثر منهای موجودی موجود است (منهای موجودی در راه اگر آن را ردیابی میکنید).
اگر هفتگی سفارش میدهید، برنامه هفتگی را حفظ کنید. سفارشهای کوچک و مکرر بهتر از سفارشهای بزرگ و تصادفی هستند، به ویژه برای تیمهای کوچک و جریان نقدی محدود.
روزهای پوشش: یک شاخص ساده که مشکلات را زود شناسایی میکند
روزهای پوشش (که به آن روزهای موجودی نیز گفته میشود) به این سوال پاسخ میدهد: چند روز میتوانید به فروش ادامه دهید قبل از اینکه این کالا تمام شود؟
روزهای پوشش = موجودی موجود ÷ میانگین مصرف روزانه. اگر نسخه حسابداری را ترجیح میدهید، روزهای فروش موجودی (DSI) یک معیار بسیار مرتبط است.
اگر تقاضا نامنظم است (آخر هفتهها، اوجهای فصلی)، از میانگین هفتگی استفاده کنید و با تبلیغات بزرگ بعدی یا دوره شلوغ پیش رو مقایسه کنید.
برنامه هفتگی شاخصهای کلیدی عملکرد (۵ عدد)
بهینهسازی موجودی زمانی کار میکند که آن را مانند یک بررسی سلامت هفتگی در نظر بگیرید، نه یک پروژه فصلی.
یک نمونه کوچک بشمارید (۲۰ SKU). درصد دقت = شمارشهای صحیح ÷ کل شمارشها. اگر دقت افت کرد، بهینهسازی را متوقف کنید و فرایند را اصلاح کنید.
چند SKU در حالی که تقاضا وجود داشت به صفر رسیدند؟ یک کمبود ممکن است بدشانسی باشد. کمبودهای مکرر یعنی نقاط سفارشگذاری مجدد خراب یا زمانهای تحویل نامطمئن.
یک لیست کوتاه «زیر نقطه سفارشگذاری مجدد» تمام هدف کار است. هر هفته بررسی کنید، سفارشها را ثبت کنید و ادامه دهید.
موجودی بدون حرکت در بیش از ۹۰ روز یک دارایی نیست؛ یک تله نقدی است. ماهانه بررسی کنید و تصمیم بگیرید: تخفیف، بستهبندی ترکیبی، برگشت یا حذف.
پیگیری کنید که آیا تامینکنندگان تاریخهای وعدهدادهشده را رعایت میکنند. اگر زمان تحویل بیثبات است، موجودی ایمنی شما باید بیشتر باشد یا به تامینکننده بهتری نیاز دارید.
اشتباهات رایجی که موجودی «بهینهشده» را بدتر میکنند
- نادیده گرفتن موجودی در راه: اگر بدون در نظر گرفتن سفارشهای خرید در حال ارسال سفارشگذاری مجدد کنید، بیش از حد خرید خواهید کرد.
- حداقل سفارش و بستهبندی: نقطه سفارشگذاری مجدد ممکن است بگوید «۱۲ عدد بخرید»، اما تامینکننده شما «۴۸ عدد» اجبار میکند. حداکثر را تنظیم کنید و برای تبلیغات یا جایگزینها برنامهریزی کنید.
- تعداد بیش از حد SKU: هر نوع اضافی، کار پیشبینی و شمارش را چند برابر میکند. تهاجمی حذف کنید.
- عدم نظم در مکانها: اگر اقلام بین قفسهها جابهجا شوند، سیستم شما تبدیل به داستان میشود.
- عدم بازبینی پارامترها: نقاط سفارشگذاری مجدد «تنظیم کن و فراموش کن» نیستند. کالاهای پرفروش را ماهانه و کالاهای کمگردش را فصلی بازبینی کنید.
ابزارهای مناسب برای تیمهای کوچک
- خط مبنای صفحهگسترده: SKU، تامینکننده، زمان تحویل، میانگین مصرف روزانه، ROP، حداقل، حداکثر و روزهای پوشش را ثبت کنید.
- گردشکار مبتنی بر بارکد: برچسبهای SKU و مکان را چاپ کنید تا دریافت و چیدن بر اساس اسکن باشد، نه حافظه. اگر به یک تولیدکننده برچسب رایگان نیاز دارید، LabelCodes.com را امتحان کنید.
- اسکن با موبایل: یک اسکنر مبتنی بر تلفن همراه اغلب برای تیمهای کوچک کافی است، به ویژه برای دریافت کالا، تعدیلات و شمارشهای چرخهای سریع.
قدم بعدی: ابتدا ۲۰ SKU برتر خود را بهینه کنید
سعی نکنید همه چیز را بهینه کنید. ۲۰ SKU برتر خود را بر اساس فروش انتخاب کنید، مکانها و برچسبهای آنها را مرتب کنید، یک نقطه سفارشگذاری مجدد پایه تعیین کنید و برنامه هفتگی شاخصهای کلیدی عملکرد را شروع کنید.
برنامه ۳۰ دقیقهای دوشنبه شما
- ۲۰ SKU را شمارش نقطهای کنید:خطاهای آشکار موجودی را قبل از خرید اصلاح کنید.
- لیست زیر ROP را بررسی کنید:چند سفارشی که از کمبود بعدی جلوگیری میکنند را ثبت کنید.
- زمانهای تحویل را بررسی کنید:هر تامینکنندهای که تاخیر داشته را بهروزرسانی کنید (تاخیر تحویل همه چیز را تغییر میدهد).
- موجودی راکد را علامتگذاری کنید:یک اقدام انتخاب کنید (تخفیف، بستهبندی ترکیبی، برگشت) و اجرا کنید.