El valor de la toma de inventario es claro para todo dueño de negocio. Le permite verificar y aumentar frecuentemente la ganancia bruta mientras disminuye las pérdidas, mejora el control de asignaciones y reduce el desperdicio. Cuando combina la toma de inventario con la conciliación de registros de inventario, obtiene una práctica llamada conciliación de inventario.
La conciliación de inventario compara los datos del inventario físico con el registro contable de inventario de la empresa (valor en libros). En otras palabras, la información de su organización sobre sus existencias debe corresponder a los bienes que tiene a mano.
Esta guía describe siete razones críticas para realizar tomas de inventario regulares, cubriendo beneficios como la detección de robos, mejor planificación de compras y organización del almacén para que pueda ver por qué el esfuerzo vale la pena.
Por supuesto, las cosas son más complejas y llevan más tiempo de lo que piensa, pero es un proceso necesario para cada negocio, grande o pequeño, y afortunadamente, existen estrategias que puede utilizar para ser más efectivo.
Las tendencias cambian cada temporada. Por lo tanto, debe verificar sus existencias periódicamente para evitar incurrir en pérdidas. Esto puede ayudarle a determinar qué existencias son cabos sueltos o si hay brechas. Una buena estrategia de conciliación de inventario puede ayudarle a desarrollar una mejor estrategia de ventas y acercarlo a sus objetivos comerciales.
En los siguientes párrafos, describiremos algunas razones por las que debería tomarse en serio el inventario regular.
Mejora de la Productividad y Organización del Almacén
Un plan de gestión de inventario exitoso también resulta en una instalación de cumplimiento bien organizada. Los planes de cumplimiento actuales y futuros son más efectivos cuando el almacén está organizado.
Toma menos tiempo y dinero manejar el inventario cuando existe una gestión de inventario efectiva, liberando recursos para otros usos.
Todo el almacén será más productivo y organizado si siempre sabe qué productos tiene en stock y dónde están. Esto se debe a que solo pasará tiempo buscando en los estantes los artículos que puede o no tener en stock cuando surja una necesidad o cuando tenga un pedido grande.
Ayuda a Lograr los Objetivos Comerciales
Las operaciones de toma de inventario pueden ayudar a encontrar posibles discrepancias que podrían afectar su plan de negocios. Cualquier problema con su inventario puede alejarnos un paso más de obtener ganancias. En todo caso, estos inconvenientes solo le causarán pérdidas.
Por lo general, estas brechas se encuentran al final del año fiscal. Cuando realiza la toma de inventario regularmente (es decir, trimestral o semestralmente), obtendrá información con anticipación. Cuando llegue ese momento, probablemente necesitará más tiempo para hacer ajustes. Cuando realiza la toma de inventario regularmente (es decir, trimestral o semestralmente), obtendrá información con anticipación.
Si nuestro plan de negocios actual no está funcionando, tendrá la oportunidad de cambiarlo. Esto le ayudará a alcanzar sus objetivos más rápido.
Vista centralizada de las existencias
Un inventario periódico proporcionará una vista centralizada del stock en todos los canales de venta, incluyendo cuánto hay en stock y dónde. De esta manera, puede estar más organizado y satisfacer las necesidades de sus clientes más rápido.
Además, permitirá la gestión del almacén al permitir que el inventario se asigne a canales de venta específicos, lo cual es crucial si tiene almacenes y centros de distribución repartidos en varias ubicaciones.
También, puede estar seguro de qué productos son los más deseados si sabe constantemente qué existencias tiene. Como resultado, estará continuamente consciente de en qué productos concentrarse y cuáles pueden ignorarse porque hay demanda insuficiente para ellos.
Minimizar el riesgo de robo
Como dueños de negocios, esperamos que el robo nunca sea un problema. Dicho esto, si tenemos un negocio más grande en industrias como el comercio minorista, el robo suele ser un problema común. Puede ser imposible detenerlo, especialmente cuando los culpables han aprendido a ser astutos al respecto.
La toma de inventario periódica ayudará a determinar si tenemos un problema potencial de robo con el que lidiar. Por ejemplo, si estamos haciendo controles mensuales y vemos que constantemente faltan existencias, debemos tomar medidas.
Quizás podamos hacer una actualización a nuestro sistema de seguridad. O tal vez necesitemos cambiar de personal: ser más selectivos con las personas que dejamos entrar. Estas medidas pueden ayudarnos a evitar que nuestros empleados sean deshonestos.
Aparte del daño, también podemos usar la toma de inventario para el control de daños. Si hay razones por las que el daño ocurre con frecuencia, el proceso ayudará a solucionar el problema. De esta manera, nos aseguraremos de que no vuelva a suceder en el futuro.
Identifica Qué Está Funcionando y Qué No
Al realizar tomas de inventario regulares, puede ver exactamente qué existencias son tendencia y cuáles no. Esto le facilitará invertir en el/los producto/s correcto/s y dejar de lado los incorrectos.
Por ejemplo, digamos que está invirtiendo en un producto que resultó ser un callejón sin salida. Al hacer la conciliación de inventario, puede determinar si es necesaria una venta flash de nuestras existencias o no. Esto puede ayudarle a mover las existencias y tal vez obtener alguna ganancia a través de un cambio de estrategia.
Esto a menudo significa que venderá nuestras existencias con un margen más bajo, brindándonos menos ganancias. Aun así, es una alternativa mucho mejor que dejar que esas existencias se asienten, acumulen polvo y potencialmente causen pérdidas.
Una vez que determine qué existencias no están funcionando, puede desarrollar una mejor estrategia de inversión y tal vez sacar ese producto de nuestra línea. Una buena idea sería tomar nuestros productos de lento movimiento y ponerlos en un área específica de nuestro almacén. De esta manera, puede ver qué tan bien se están desempeñando mirando el polvo acumulado.
Otra opción sería utilizar nuestra aplicación de gestión de inventario para categorizar su inventario. De esta manera, puede obtener una imagen clara de nuestros productos y las partes con las que la gente no ha interactuado mucho. Nuestra aplicación móvil es más fácil de seguir sobre la marcha.
Ayuda con la Planificación de Compras
Como hemos mencionado, la conciliación de inventario le ayuda a determinar qué es popular y qué no. Si hay una escasez de un producto en particular de su inventario, la demanda del mismo es alta, o necesitamos más por varias razones.
Por ejemplo, digamos que somos dueños de una zapatería y compramos zapatos de todos los tamaños al por mayor. Esperamos que todos los zapatos se hayan ido para el final de la temporada, pero notamos una escasez constante en tamaños específicos. Esto nos hará saber que necesitamos pedir más tamaños en el futuro.
La toma de inventario también puede ayudar con pedidos de emergencia. Por ejemplo, puede estar convencido de que tiene un suministro adecuado de zapatos para la temporada. La conciliación de inventario le notificará si los zapatos son robados o dañados. Le ayudará a planificar una nueva compra con anticipación.
Revisa los Precios para su Estrategia de Ventas
Los precios pueden cambiar mucho con el tiempo, y un producto que compramos en el momento puede tener un valor diferente en el futuro. Si esos productos permanecen sin vender al final de la temporada, corre el riesgo de tener que venderlos a un precio diferente al que tenía en mente originalmente.
La toma de inventario puede hacerle consciente de estas modificaciones de precios. Por ejemplo, si utiliza su aplicación de gestión de inventario, debería poder comparar precios pasados con los actuales. Los datos son extremadamente útiles porque le ayudan a idear una mejor estrategia de ventas.
Conclusión
Las necesidades de los clientes y el control que tendrá sobre sus artículos son los principales impulsores detrás de la necesidad de realizar regularmente actividades de toma de inventario.
Este artículo muestra varias ventajas de verificar regularmente su inventario, incluyendo ahorros de costos, prevención de robos y asegurar que sus consumidores reciban los bienes que desean sin tener que lidiar con retrasos. Comprender los productos que los clientes desean más le ayudará a predecir mejor la demanda y evitar desabastecimientos.
Estas operaciones de rutina deben estar en su lugar, independientemente de cuán grande o pequeño sea el negocio. Por lo general, ocurren una vez al año, y sin importar el tamaño de la empresa, los beneficios son los mismos.