Acaba de escanear la última caja en el Pasillo 4, Contenedor C. Su sistema dice que debería haber 147 unidades. Usted contó 132. Hay una brecha de 15 unidades y su dedo se cierne sobre el botón "Ajustar". Sería muy fácil simplemente actualizar el número y continuar.
Pero aquí está el problema: ajustar el conteo soluciona el síntoma, no la enfermedad. Ese inventario faltante no se desvaneció en el aire. Fue mal seleccionado, mal recibido, mal etiquetado o mal registrado. Si no averigua cuál fue, volverá a suceder. Y otra vez. Y eventualmente, esas pequeñas fugas hunden el barco.
Esta guía le enseña cómo investigar las discrepancias de inventario como un detective, no como un empleado de datos. Aprenderá cuándo profundizar, qué preguntas hacer y cómo convertir cada discrepancia en una mejora del proceso.
Por qué importa la investigación: síntomas vs. la enfermedad
La mayoría de los equipos de almacén tratan las discrepancias como errores tipográficos. Las corrigen y las olvidan. Pero cada discrepancia es una pista. Le dice dónde se está rompiendo su proceso.
Considere esto: si el mismo SKU varía en 10 unidades cada semana, no tiene un problema de inventario. Tiene un problema de proceso. Quizás la etiqueta del contenedor esté descolorida. Quizás dos productos similares estén almacenados uno al lado del otro. Quizás un recolector agarra constantemente la caja equivocada. Ajustar el conteo semanalmente trata el síntoma. Encontrar la causa raíz cura la enfermedad.
Las investigaciones muestran que el 58 por ciento de los minoristas globales tienen inventario inexacto debido a datos fragmentados y procesos obsoletos. La solución no es más conteos. Son mejores investigaciones.
El triaje de discrepancias: cuándo ajustar vs. cuándo investigar
No todas las discrepancias merecen una auditoría forense. Necesita un sistema de triaje que separe el ruido de la señal.
Establecer umbrales de tolerancia
Defina reglas claras para lo que se ajusta automáticamente y lo que se investiga. Un marco común es:
Discrepancia ≤ 2 por ciento o valor ≤ $50. Acepte el recuento, actualice el sistema, registre el código de motivo (por ejemplo, dañado, stock encontrado) y continúe.
Discrepancia > 2 por ciento y ≤ 5 por ciento, o valor de $50 a $500. Active un segundo recuento por una persona diferente. Si el recuento confirma la discrepancia, investigue.
Discrepancia > 5 por ciento o valor > $500. Deténgase. Recuente inmediatamente. Revise las transacciones. Involucre a un supervisor. Documente todo.
Ajuste estos umbrales para los artículos A (SKU de alto valor) y aflójelos para los artículos C (granel de bajo valor). Una discrepancia del 5 por ciento en una computadora portátil de $2,000 es una señal de alerta. Una discrepancia del 5 por ciento en arandelas de $0.10 es ruido estadístico.
Investigue siempre cualquier discrepancia que supere su umbral de dólares, incluso si el porcentaje es pequeño. Una discrepancia del 1 por ciento en una paleta de $10,000 sigue siendo una pérdida de $100.
El manual de investigación: 4 pasos para encontrar la verdad
Cuando una discrepancia cruza al territorio de investigación, siga este flujo de trabajo. Cada paso construye evidencia.
Paso 1: Recuente primero, pregunte después
Antes de sumergirse en los registros de transacciones, verifique que el conteo sea real. El error humano es la causa más común de discrepancias.
Protocolo de recuento
- Use un contador diferente:Asigne a alguien que no realizó el primer conteo para eliminar el sesgo de confirmación.
- Realice un recuento ciego:No le diga al segundo contador lo que dice el sistema o lo que encontró el primer contador. Deje que cuenten de forma independiente.
- Verifique la ubicación completa:Asegúrese de que no haya cajas escondidas detrás de otro stock, empujadas hacia atrás o en el suelo sin etiquetar.
- Verifique el SKU:Confirme que está contando el producto correcto. Los SKU parecidos son un culpable frecuente.
Si el recuento coincide con la discrepancia original, ha confirmado una discrepancia real. Ahora comienza el trabajo de detective.
Paso 2: Revisar transacciones recientes
Extraiga el historial de transacciones para el SKU y la ubicación. Busque pistas en los últimos 7 a 14 días.
Lista de verificación de revisión de transacciones
- Registros de recepción:¿Se recibió el SKU recientemente? ¿El equipo verificó la cantidad o aceptó el albarán a ciegas?
- Registros de recolección:¿Se recolectó el SKU para un pedido? ¿Se confirmó la recolección mediante escaneo de código de barras o entrada manual?
- Transferencias:¿Se movió stock entre ubicaciones? ¿Se registró la transferencia en los contenedores de "origen" y "destino"?
- Devoluciones:¿Un cliente devolvió este artículo? ¿Se reabasteció en la ubicación correcta?
- Ajustes:¿Se ha ajustado manualmente este SKU recientemente? ¿Quién lo aprobó y por qué?
Busque patrones de tiempo. Si la discrepancia apareció el mismo día que una gran recepción, la causa raíz es probablemente un error de recepción. Si apareció después de una ola de recolecciones, sospeche un error de recolección.
Paso 3: Los 5 Porqués (análisis de causa raíz)
Una vez que tenga los datos de la transacción, profundice hasta la causa raíz utilizando la técnica de los 5 Porqués. Este método, desarrollado por Toyota, le obliga a ir más allá de las explicaciones superficiales.
Aquí hay un ejemplo del mundo real:
¿Por qué el conteo está errado por 15 unidades? Porque el conteo físico es menor que el registro del sistema. ¿Por qué el conteo físico es menor? Porque se enviaron 15 unidades al cliente equivocado. ¿Por qué se enviaron al cliente equivocado? Porque el recolector agarró la caja equivocada del Contenedor C. ¿Por qué el recolector agarró la caja equivocada? Porque dos SKU de apariencia similar se almacenan uno al lado del otro, y las etiquetas de los contenedores son idénticas en tamaño y color. ¿Por qué las etiquetas de los contenedores son idénticas? Porque nuestro sistema de etiquetado no distingue visualmente entre SKU similares. Causa Raíz: Diferenciación visual inadecuada en el etiquetado de contenedores para productos parecidos.
Observe cómo la investigación pasó de qué sucedió (se envió la caja equivocada) a por qué el sistema permitió que sucediera (mal diseño de etiqueta). Ese es el poder del análisis de causa raíz.
Paso 4: Documentar todo
Toda investigación de discrepancias debe crear un rastro de auditoría. Su yo futuro (y sus auditores) se lo agradecerán.
Requisitos de documentación
- Detalles de la discrepancia:SKU, ubicación, cantidad esperada, cantidad contada, monto de la discrepancia, porcentaje de discrepancia, valor en dólares.
- Quién y cuándo:Nombre del contador original, nombre del recontador, fecha y hora de cada conteo.
- Causa raíz:Una explicación clara de una oración de por qué ocurrió la discrepancia (por ejemplo, "El equipo de recepción aceptó la cantidad del albarán sin verificación física").
- Acción correctiva:Lo que hizo para solucionarlo (por ejemplo, "Reentrenó al equipo de recepción en el protocolo de recepción ciega").
- Acción preventiva:Lo que cambió para evitar que se repita (por ejemplo, "SOP actualizado para requerir confirmación de escaneo de código de barras para todas las recepciones de más de 50 unidades").
Almacene esta documentación en su WMS o en un registro de discrepancias compartido. Se convierte en la base para el reconocimiento de patrones.
Culpables comunes: dónde buscar primero
Ciertos tipos de errores representan la mayoría de las discrepancias de inventario. Cuando comience una investigación, verifique primero a estos sospechosos habituales.
El proveedor envió 100 unidades, pero su equipo de recepción registró 120 porque confiaron en el albarán en lugar de contar. O contaron cajas pero ingresaron piezas. Verifique siempre los recibos físicamente, especialmente durante la temporada alta cuando los temporales tienen prisa.
Un recolector agarró el Producto A en lugar del Producto B porque se ven idénticos o están ubicados uno al lado del otro. Su sistema piensa que el Producto B salió del edificio, pero todavía está en el estante. Use el escaneo de códigos de barras para eliminar errores de selección manual.
El stock se guardó en el Contenedor C, pero el sistema dice Contenedor D. O se movió durante la limpieza y nunca se reubicó en el WMS. Esto crea inventario fantasma (el sistema dice que está allí, pero no lo está) y stock encontrado (está allí, pero el sistema no lo sabe).
El equipo de recepción contó 10 cajas e ingresó 10 piezas. O contaron unidades cuando el sistema esperaba paletas. Los errores de UOM crean discrepancias masivas que se acumulan con el tiempo. Cree una guía de referencia y hágala cumplir.
Alguien escribió 150 en lugar de 15, o transpuso dígitos (132 vs. 123). La entrada manual es enemiga de la precisión. Automatice siempre que sea posible.
Una caja llegó dañada y el equipo la descartó sin registrar el ajuste. O se aceptó una devolución de cliente pero nunca se reabasteció. Los daños y las devoluciones necesitan el mismo rigor de flujo de trabajo que las ventas.
Reconocimiento de patrones: el verdadero trabajo de detective
Las discrepancias individuales son puntos de datos. Los patrones son conocimientos. Aquí es donde pasa de la extinción de incendios reactiva a la prevención proactiva.
Busque desencadenantes repetitivos
Ejecute un informe de discrepancias y filtre por:
- Mismo SKU repetidamente errado: El producto en sí es el problema. ¿El empaque es confuso? ¿El código de barras está dañado? ¿Se devuelve con frecuencia?
- Misma ubicación repetidamente errada: El contenedor es el problema. ¿La etiqueta está descolorida? ¿Está demasiado alto o demasiado bajo para verse claramente? ¿Está en una zona de alto tráfico donde el stock se golpea?
- Mismo recolector repetidamente errado: La persona es el problema. ¿Necesitan reentrenamiento? ¿Tienen prisa? ¿Son nuevos y no están familiarizados con las ubicaciones de SKU?
- Misma hora del día/semana: El proceso es el problema. ¿Las discrepancias aumentan durante los cambios de turno? ¿Durante el volumen máximo de pedidos? ¿Cuando los temporales trabajan sin supervisión?
Si el mismo SKU se desvía dos veces en un mes, deje de contar y comience a resolver. Trátelo como una falla del proceso, no como una falla del inventario.
Si un SKU, ubicación o recolector activa una investigación de discrepancia dos veces en 30 días, escale a una revisión CAPA (Acción Correctiva y Preventiva). Asigne un propietario y una fecha de vencimiento para solucionar el problema subyacente.
Creación de un flujo de trabajo de resolución de discrepancias
Las investigaciones ad-hoc fallan. Necesita un flujo de trabajo documentado que cada miembro del equipo siga cada vez.
Flujo de trabajo estándar de resolución de discrepancias
- Discrepancia detectada:El conteo cíclico o la auditoría física identifican una discrepancia que excede el umbral.
- Recuento activado:El sistema o el supervisor asigna un segundo contador para el recuento ciego.
- Discrepancia confirmada:Si el recuento coincide con el original, la discrepancia es real. Si no, acepte el recuento y cierre.
- Investigación abierta:El supervisor revisa el historial de transacciones y asigna la investigación al equipo apropiado (recepción, recolección, etc.).
- Causa raíz identificada:El equipo completa el análisis de los 5 Porqués y documenta los hallazgos.
- Acción correctiva:Se aplica una solución inmediata (por ejemplo, reentrenar al recolector, reetiquetar el contenedor, mover el SKU).
- Acción preventiva:Se implementa el cambio de proceso (por ejemplo, actualizar SOP, agregar requisito de escaneo de código de barras).
- Ajuste aprobado:El supervisor o gerente revisa la documentación y aprueba el ajuste del sistema.
- Discrepancia cerrada:El ajuste se publica y el caso se archiva con un rastro de auditoría completo.
Muchas plataformas WMS admiten flujos de trabajo de aprobación. Configúrelos para hacer cumplir este proceso automáticamente.
Convertir discrepancias en mejoras de procesos
El objetivo final no es mejorar en la investigación de discrepancias. Es dejar de tener discrepancias en primer lugar.
Use su registro de discrepancias como un motor de mejora continua:
- Revisión mensual: Extraiga un informe de todas las discrepancias. ¿Cuáles son las 5 principales causas raíz? ¿Cuáles son los 5 principales SKU? ¿Cuáles son las 5 principales ubicaciones?
- Inmersión profunda trimestral: Reúna a los equipos de recepción, recolección e inventario. Comparta los datos. Haga una lluvia de ideas sobre soluciones.
- Auditoría anual: Mida su tasa de discrepancia año tras año. Una operación saludable debería ver que la frecuencia de discrepancia disminuye con el tiempo a medida que maduran los procesos.
Toda investigación de discrepancias debe hacer dos preguntas:
1. ¿Qué necesito arreglar ahora mismo para corregir esta discrepancia? 2. ¿Qué necesito cambiar permanentemente para que esto nunca vuelva a suceder?
La primera pregunta soluciona el síntoma. La segunda pregunta cura la enfermedad.
Conclusión: de la extinción de incendios a la prevención
Encontrar una discrepancia es fácil. Cualquier programa de conteo cíclico decente revelará discrepancias. Pero encontrar por qué sucedió y evitar que se repita, separa las operaciones de clase mundial de las mediocres.
Trate cada discrepancia como un momento de enseñanza. Pregunte por qué. Profundice. Documente sus hallazgos. Busque patrones. Corrija la causa raíz, no el número.
Con el tiempo, su tasa de discrepancia disminuirá. Su precisión aumentará. Y su equipo dejará de apagar incendios y comenzará a prevenir. Ese es el objetivo.