Relación coste-eficacia

Menor coste de los dispositivos. Los escáneres de inventario especializados y los dispositivos portátiles robustos pueden costar una fortuna. miles de dólares cada uno. En cambio, un smartphone moderno puede adquirirse por una fracción de ese precio. Por ejemplo, los escáneres de códigos de barras de uso industrial superan fácilmente los $800 por unidad, mientras que un smartphone de gama media puede costar alrededor de $300 o menos. Para una empresa que equipa a docenas o cientos de empleados, ese ahorro se acumula rápidamente.

Reducción del coste total de propiedad. Los smartphones también conllevan menores costes corrientes. No hay necesidad de mantener una flota separada de dispositivos de un solo uso cuando se puede aprovechar el hardware que los empleados ya poseen o que es barato sustituir. Adoptar una política de "traiga su propio dispositivo" (BYOD) puede eliminar prácticamente los costes de adquisición de hardware y aligerar los gastos generales de TI. A diferencia de los escáneres propietarios que pueden requerir un mantenimiento especial, los smartphones se benefician de un enorme ecosistema de opciones de reparación y accesorios asequibles. Los fabricantes se encargan automáticamente de las actualizaciones de software y seguridad, lo que reduce aún más los esfuerzos de mantenimiento. En general, la ecuación de costes suele inclinarse claramente a favor de los smartphones si se tienen en cuenta los gastos iniciales y a largo plazo.

Versatilidad

Los dispositivos de inventario específicos suelen hacer bien una cosa (como escanear códigos de barras), pero no mucho más. Los smartphones, en cambio, son potentes multitarea. Un solo teléfono inteligente puede ejecutar innumerables aplicaciones y desempeñar múltiples funciones a lo largo de la jornada laboral. Los empleados pueden utilizar el mismo dispositivo para escanear el inventario, comunicarse con sus compañeros de trabajo (a través de llamadas, mensajes de texto o aplicaciones de equipo), consultar el correo electrónico, hacer fotos de los artículos dañados e incluso acceder a los sistemas corporativos. Las aplicaciones de inventario modernas suelen incorporar funciones avanzadas que los escáneres dedicados no pueden ofrecer, como superposiciones de realidad aumentada para resaltar productos o guiar a los trabajadores, análisis en el dispositivo, GPS para etiquetado de ubicación e integración perfecta con bases de datos en la nube.

Esta multifuncionalidad hace que los smartphones sean increíblemente adaptables. Se pueden añadir nuevas funciones simplemente instalando aplicaciones o actualizaciones de software, en lugar de tener que comprar nuevo hardware. Como señala un artículo del sector tecnológico, las cámaras de los smartphones actuales, combinadas con un sofisticado software de escaneado, pueden igualar o superar el rendimiento de los escáneres específicos. Ofrecen una precisión de escaneado de nivel empresarial e incluso admiten tareas como la captura de documentos de alta calidad, todo en un solo dispositivo. En resumen, los smartphones combinan muchas herramientas en un paquete de bolsillo que ofrece mucha más versatilidad que los escáneres de un solo uso.

Movilidad

Dado que los smartphones son ligeros y realmente portátiles, permiten una mayor movilidad en la gestión de inventarios. Los trabajadores pueden llevar su teléfono en el bolsillo o en una funda y tenerlo listo dondequiera que vayan, ya sea en el taller, en un gran almacén o sobre el terreno en una obra. Esto supone una gran ventaja con respecto a los antiguos dispositivos de inventario, que podían ser voluminosos o estar confinados en determinadas zonas. Con los smartphones, no es necesario volver a un terminal fijo ni buscar una pistola escáner especial; los empleados pueden escanear códigos de barras y actualizar los niveles de existencias sobre la marcha, dondequiera que les lleve el trabajo.

Ejemplos del mundo real. Los minoristas aprovechan esta movilidad para mejorar la eficiencia y el servicio al cliente. Por ejemplo, Walmart ha puesto en marcha recientemente un programa personalizado de teléfonos inteligentes para su personal, proporcionando a más de 740.000 empleados teléfonos inteligentes Samsung cargados con una aplicación para el lugar de trabajo. Con estos dispositivos, los empleados de Walmart pueden gestionar el inventario, comprobar precios y reponer existencias en las estanterías mientras recorren la sala de ventas, sin tener que cargar con un escáner aparte o volver a un ordenador de la oficina. En los almacenes, un teléfono inteligente (a menudo con una funda resistente o una empuñadura acoplable) permite a los trabajadores pasar de una tarea a otra: un minuto escaneando los palés que llegan y al siguiente respondiendo a un mensaje de un supervisor o fotografiando un envío, todo ello sin cambiar de dispositivo. La posibilidad de utilizar la misma aplicación de inventario en cualquier lugar -en almacenes, camiones de reparto o lugares remotos- significa que los datos de inventario se registran con prontitud y precisión, no "más tarde, cuando se esté de vuelta en el escritorio". Esta flexibilidad sobre la marcha puede aumentar significativamente la productividad.

Conectividad

Mantenerse conectado es fundamental para una gestión eficaz del inventario. En este sentido, los smartphones destacan por su Wi-Fi, datos móviles, Bluetooth y GPS integrados, que garantizan la transmisión de datos en tiempo real. La mayoría de los dispositivos dedicados al inventario tienen una conectividad limitada (a menudo sólo Wi-Fi o una radio propia); en cambio, un smartphone puede sincronizarse con servicios en la nube desde prácticamente cualquier lugar. Como resultado, las actualizaciones de inventario se producen al instante. En el momento en que se escanea un artículo o se ajusta un recuento en un smartphone, esa información puede cargarse en una base de datos central en la nube y reflejarse en todo el sistema. Los responsables de la sede central pueden ver los cambios en los niveles de existencias en tiempo real, y los compañeros de equipo de las distintas ubicaciones se mantienen al tanto.

Este seguimiento del inventario en tiempo real mejora la toma de decisiones y reduce los retrasos. Por ejemplo, si un técnico de campo utiliza un teléfono inteligente para registrar el uso de una pieza de repuesto, el inventario de la oficina principal se actualiza inmediatamente, lo que puede desencadenar un pedido automático antes de que se agoten los suministros. Los smartphones también se conectan fácilmente a periféricos y dispositivos IoT -desde impresoras inalámbricas de códigos de barras hasta lectores RFID-, ampliando sus capacidades en los flujos de trabajo de inventario. Y a diferencia de algunos escáneres más antiguos que podrían requerir estaciones de acoplamiento para cargar datos por lotes, los teléfonos inteligentes se sincronizan continuamente a través del aire. La conectividad de los smartphones favorece un sistema de inventario basado en la nube verdaderamente moderno, en el que todo el mundo tiene la información más reciente al alcance de la mano.

Facilidad de uso

Una ventaja de los smartphones que a menudo se pasa por alto es lo familiares e intuitivos que resultan a los usuarios. Por lo general, los empleados de hoy en día se sienten cómodos con los teléfonos inteligentes: los utilizan en la vida cotidiana, por lo que no se sienten intimidados al usarlos en el trabajo. Los dispositivos dedicados al inventario suelen tener interfaces antiguas o menús anticuados que requieren formación. En cambio, una aplicación de inventario móvil bien diseñada para Android o iOS resultará familiar, con navegación táctil, funciones de búsqueda e incluso comandos de voz o un chatbot de ayuda.

Esta facilidad de uso puede acortar considerablemente el tiempo de formación y reducir los errores. Según los expertos del sector, los empleados ya familiarizados con los smartphones pueden familiarizarse rápidamente con las aplicaciones de escaneado móvil, lo que aumenta la confianza y la productividad. Hay menos necesidad de largas sesiones de formación sobre cómo utilizar el hardware. Un empleado recién contratado puede necesitar horas (o días) para aprender a utilizar un escáner antiguo, pero si se le da una aplicación para smartphone con una interfaz similar a las aplicaciones de consumo más populares, a menudo puede empezar a realizar tareas básicas de inventario en cuestión de minutos. Además, como los smartphones son de uso general, los trabajadores pueden hacer más cosas sin necesidad de conocimientos técnicos especiales: el dispositivo les guía con indicaciones en pantalla y no tienen miedo de explorar las funciones. Todo esto se traduce en menos errores en los recuentos y ajustes de inventario, y en una plantilla más eficiente en general.