Η βελτιστοποίηση αποθεμάτων για μικρές επιχειρήσεις σπάνια αφορά "καλύτερο λογισμικό." Συνήθως αφορά τη μείωση των εκπλήξεων: το δημοφιλές προϊόν που είναι πάντα εξαντλημένο, και το αργοπωλούμενο που σιωπηλά τρώει τα μετρητά και τον αποθηκευτικό σας χώρο.
Αυτός ο οδηγός σας δίνει ένα πρακτικό σύστημα που μπορείτε να εφαρμόσετε με ένα υπολογιστικό φύλλο και ένα τηλέφωνο: γρήγορες λειτουργικές διορθώσεις, έναν χρήσιμο τύπο (σημείο αναπαραγγελίας) και μια σύντομη εβδομαδιαία ρουτίνα KPI.
Ξεκινήστε με τα δύο κόστη που πληρώνετε τώρα
Κάθε πρόβλημα αποθεμάτων είναι ένας συμβιβασμός μεταξύ ελλείψεων (χαμένες πωλήσεις, δυσαρεστημένοι πελάτες, επείγουσες καταστάσεις) και υπεραποθεματοποίησης (δεσμευμένα μετρητά, ακαταστασία, φθορές, απαξίωση).
Η υπεραποθεματοποίηση βλάπτει περισσότερο από ό,τι παραδέχονται οι περισσότεροι ιδιοκτήτες, γιατί η διατήρηση αποθεμάτων δεν είναι δωρεάν. Ένας κοινός εμπειρικός κανόνας υπολογίζει το κόστος διατήρησης αποθεμάτων γύρω στο 15-25% ετησίως, και ορισμένες εκτιμήσεις φτάνουν στο 20-30% ανάλογα με την επιχείρηση και τι συμπεριλαμβάνετε.
Αν λοιπόν κρατάτε επιπλέον $50.000 σε απόθεμα "για κάθε ενδεχόμενο," το αθόρυβο ετήσιο κόστος μπορεί να είναι $7.500-$12.500 πριν πουλήσετε έστω μία μονάδα.
Αν τα νούμερα του αποθέματός σας είναι λάθος, κανένας τύπος δεν θα σας σώσει. Διορθώστε πρώτα την παραλαβή, την επισήμανση και τη βασική καταμέτρηση. Μετά βελτιστοποιήστε.
Γρήγορες νίκες (σήμερα) πριν αγγίξετε οποιονδήποτε τύπο
Η βελτιστοποίηση ξεκινά με πειθαρχία. Αυτές οι αλλαγές δεν απαιτούν νέα εργαλεία, μόνο συνέπεια.
Λίστα γρήγορων νικών
- Ονομάστε κάθε τοποθεσία:Ακόμα και μια μικρή αποθήκη πρέπει να έχει επισημασμένα ράφια, κουτιά και ζώνες (A-01, A-02...). Το "εκεί πέρα" είναι ο τρόπος που εξαφανίζεται το απόθεμα.
- Επισημάνετε SKU και τοποθεσίες:Αν δεν μπορείτε να το σαρώσετε, δεν μπορείτε να το εμπιστευτείτε. Ξεκινήστε με συνεπείς ετικέτες SKU και τοποθεσίας. Δείτε τις βέλτιστες πρακτικές επισήμανσης barcode.
- Τυποποιήστε την παραλαβή:Επαληθεύστε ποσότητες, αντιστοιχίστε με την παραγγελία (PO) και τοποθετήστε τα είδη στη σωστή θέση πριν φτάσουν στο χώρο πώλησης.
- Μειώστε τα διπλά SKU:Δύο κωδικοί για το ίδιο είδος εγγυώνται υπεραγορές. Συγχωνεύστε τα διπλότυπα και επιλέξτε ένα SKU.
- Κάντε τις προσαρμογές σκόπιμες:Κάθε προσαρμογή αποθέματος πρέπει να έχει αιτία (ζημιά, απώλεια, λάθος picking, έλλειψη από προμηθευτή). Διαφορετικά κρύβετε τις βαθύτερες αιτίες.
- Κάντε μικρές καταμετρήσεις εβδομαδιαία:Μετρήστε 20 γρήγορα κινούμενα SKU κάθε εβδομάδα. Αν χρειάζεστε ρυθμό, χρησιμοποιήστε μια ελαφριά ρουτίνα κυκλικής καταμέτρησης.
Σημείο αναπαραγγελίας: ο μόνος τύπος που πραγματικά χρειάζεστε
Ένα σημείο αναπαραγγελίας απαντά σε μια απλή ερώτηση: Σε ποιο επίπεδο αποθέματος πρέπει να κάνετε την επόμενη παραγγελία ώστε να μη μηδενιστεί πριν φτάσει;
ROP = (μέση ημερήσια κατανάλωση x χρόνος παράδοσης σε ημέρες) + απόθεμα ασφαλείας.
Ξεκινήστε με τα καλύτερα διαθέσιμα δεδομένα σας: πωλήσεις/κατανάλωση των τελευταίων 30-90 ημερών και τον τυπικό χρόνο παράδοσης του προμηθευτή. Δεν χρειάζεστε τελειότητα, χρειάζεστε ένα σημείο αναφοράς που μπορείτε να προσαρμόσετε.
Παράδειγμα (μικροί αριθμοί, πραγματικός αντίκτυπος)
Πουλάτε 4 μονάδες την ημέρα. Ο χρόνος παράδοσης του προμηθευτή είναι 10 ημέρες. Αυτό σημαίνει 40 μονάδες αναμενόμενης ζήτησης κατά τη διάρκεια του χρόνου παράδοσης. Αν κρατάτε 10 μονάδες ως απόθεμα ασφαλείας για καθυστερημένες αποστολές και αιχμές ζήτησης, το σημείο αναπαραγγελίας σας είναι 50 μονάδες.
Όταν το διαθέσιμο απόθεμα φτάσει στις 50, παραγγέλνετε. Όχι όταν "νιώθετε ότι τελειώνει."
Min/max: μετατρέψτε τα σημεία αναπαραγγελίας σε μια βαρετή συνήθεια αγορών
Ένα σημείο αναπαραγγελίας σας λέει πότε να παραγγείλετε. Το min/max σας λέει πόσο να παραγγείλετε χωρίς υπερβολική σκέψη.
Ορίστε Min = ROP. Όταν το διαθέσιμο απόθεμα ≤ Min, ενεργοποιείται αγορά.
Ορίστε Max ώστε να καλύπτει έναν πλήρη κύκλο παραγγελίας συν τον χρόνο παράδοσης (ή απλά "πόσο νιώθετε άνετα να κρατάτε"). Η ποσότητα παραγγελίας είναι συνήθως Max - διαθέσιμο απόθεμα (μείον σε παραγγελία αν το παρακολουθείτε).
Αν παραγγέλνετε εβδομαδιαία, διατηρήστε την εβδομαδιαία ρουτίνα. Οι συχνές μικρές παραγγελίες κερδίζουν τις τυχαίες μεγάλες, ειδικά για μικρές ομάδες και περιορισμένη ρευστότητα.
Ημέρες κάλυψης: ένας απλός KPI που εντοπίζει νωρίς τα προβλήματα
Οι ημέρες κάλυψης (γνωστές και ως ημέρες αποθέματος σε διαθεσιμότητα) απαντούν: Πόσες ημέρες μπορείτε να συνεχίσετε να πουλάτε πριν εξαντληθεί αυτό το είδος;
Ημέρες κάλυψης = διαθέσιμο απόθεμα ÷ μέση ημερήσια κατανάλωση. Αν προτιμάτε τη λογιστική εκδοχή, οι ημέρες πώλησης αποθεμάτων (DSI) είναι ένας στενά σχετιζόμενος δείκτης.
Αν η ζήτηση είναι ανομοιόμορφη (σαββατοκύριακα, εποχιακές αιχμές), χρησιμοποιήστε εβδομαδιαίο μέσο όρο και ελέγξτε με την επόμενη μεγάλη προσφορά ή πιο πολυσύχναστη περίοδο.
Η εβδομαδιαία ρουτίνα KPI (5 αριθμοί)
Η βελτιστοποίηση αποθεμάτων λειτουργεί όταν την αντιμετωπίζετε ως εβδομαδιαίο έλεγχο υγείας, όχι ως τριμηνιαίο έργο.
Μετρήστε ένα μικρό δείγμα (20 SKU). % Ακρίβειας = σωστές καταμετρήσεις ÷ σύνολο καταμετρήσεων. Αν η ακρίβεια πέσει, σταματήστε τη βελτιστοποίηση και διορθώστε τη διαδικασία.
Πόσα SKU έφτασαν στο μηδέν ενώ υπήρχε ζήτηση; Μια εξάντληση μπορεί να είναι κακή τύχη. Επαναλαμβανόμενες εξαντλήσεις σημαίνουν λανθασμένα σημεία αναπαραγγελίας ή αναξιόπιστους χρόνους παράδοσης.
Μια σύντομη λίστα "κάτω από σημείο αναπαραγγελίας" είναι ολόκληρος ο σκοπός. Ελέγξτε εβδομαδιαία, κάντε τις παραγγελίες και προχωρήστε.
Απόθεμα χωρίς κίνηση για 90+ ημέρες δεν είναι περιουσιακό στοιχείο, είναι παγίδα μετρητών. Εξετάστε μηνιαία και αποφασίστε: έκπτωση, πακέτο, επιστροφή ή διαγραφή.
Παρακολουθήστε αν οι προμηθευτές τηρούν τις υποσχεμένες ημερομηνίες. Αν ο χρόνος παράδοσης είναι ασταθής, το απόθεμα ασφαλείας σας πρέπει να είναι υψηλότερο, ή χρειάζεστε καλύτερο προμηθευτή.
Συνηθισμένες παγίδες που κάνουν το "βελτιστοποιημένο" απόθεμα χειρότερο
- Αγνόηση αποθέματος σε παραγγελία: Αν αναπαραγγείλετε χωρίς να υπολογίσετε τις εισερχόμενες παραγγελίες, θα αγοράσετε παραπάνω.
- MOQ και συσκευασίες: Το σημείο αναπαραγγελίας μπορεί να λέει "αγόρασε 12," αλλά ο προμηθευτής απαιτεί "αγόρασε 48." Προσαρμόστε το Max και σχεδιάστε προσφορές ή υποκατάστατα.
- Πάρα πολλά SKU: Κάθε επιπλέον παραλλαγή πολλαπλασιάζει τη δουλειά πρόβλεψης και καταμέτρησης. Κάντε επιθετικό κλάδεμα.
- Καμία πειθαρχία τοποθεσίας: Αν τα είδη μετακινούνται μεταξύ ραφιών, το σύστημά σας γίνεται μυθοπλασία.
- Ποτέ δεν αναθεωρείτε τις παραμέτρους: Τα σημεία αναπαραγγελίας δεν είναι "ρύθμισε και ξέχασε." Αναθεωρήστε τα δημοφιλή προϊόντα μηνιαία και τα αργοπωλούμενα τριμηνιαία.
Εργαλεία που ταιριάζουν σε μικρή ομάδα
- Υπολογιστικό φύλλο βάσης: Παρακολουθήστε SKU, προμηθευτή, χρόνο παράδοσης, μέση ημερήσια κατανάλωση, ROP, Min, Max και ημέρες κάλυψης.
- Ροές εργασίας με barcode: Εκτυπώστε ετικέτες SKU και τοποθεσίας ώστε η παραλαβή και η συλλογή να γίνονται με σάρωση, όχι με μνήμη. Αν χρειάζεστε μια δωρεάν γεννήτρια ετικετών, δοκιμάστε το LabelCodes.com.
- Σάρωση με κινητό: Ένας σαρωτής τηλεφώνου είναι συχνά αρκετός για μικρές ομάδες, ειδικά για παραλαβή, προσαρμογές και γρήγορες κυκλικές καταμετρήσεις.
Επόμενο βήμα: βελτιστοποιήστε πρώτα τα 20 κορυφαία SKU
Μην προσπαθήσετε να βελτιστοποιήσετε τα πάντα. Επιλέξτε τα 20 κορυφαία SKU σε πωλήσεις, τακτοποιήστε τις τοποθεσίες και τις ετικέτες τους, ορίστε ένα βασικό σημείο αναπαραγγελίας και ξεκινήστε την εβδομαδιαία ρουτίνα KPI.
Η 30λεπτη ρουτίνα Δευτέρας
- Δειγματοληπτική καταμέτρηση 20 SKU:Διορθώστε προφανή σφάλματα στο διαθέσιμο απόθεμα πριν αγοράσετε.
- Ελέγξτε τη λίστα κάτω από ROP:Κάντε τις λίγες παραγγελίες που αποτρέπουν την επόμενη εξάντληση.
- Ελέγξτε τους χρόνους παράδοσης:Ενημερώστε οποιονδήποτε προμηθευτή έχει καθυστερήσει (οι καθυστερημένες παραδόσεις αλλάζουν τα πάντα).
- Σημειώστε το νεκρό απόθεμα:Επιλέξτε μια ενέργεια (έκπτωση, πακέτο, επιστροφή) και εκτελέστε την.