Μόλις σαρώσατε το τελευταίο κουτί στον Διάδρομο 4, Κάδος C. Το σύστημά σας λέει ότι πρέπει να υπάρχουν 147 μονάδες. Μετρήσατε 132. Υπάρχει ένα κενό 15 μονάδων και το δάχτυλό σας αιωρείται πάνω από το κουμπί "Προσαρμογή". Θα ήταν τόσο εύκολο να ενημερώσετε απλώς τον αριθμό και να προχωρήσετε.
Αλλά εδώ είναι το πρόβλημα: η προσαρμογή της καταμέτρησης διορθώνει το σύμπτωμα, όχι την ασθένεια. Αυτό το ελλείπον απόθεμα δεν εξαφανίστηκε στον αέρα. Επιλέχθηκε λάθος, παραλήφθηκε λάθος, επισημάνθηκε λάθος ή καταγράφηκε λάθος. Αν δεν βρείτε ποιο, θα συμβεί ξανά. Και ξανά. Και τελικά, αυτές οι μικρές διαρροές βυθίζουν το πλοίο.
Αυτός ο οδηγός σας διδάσκει πώς να διερευνάτε αποκλίσεις αποθέματος όπως ένας ντετέκτιβ, όχι ένας υπάλληλος δεδομένων. Θα μάθετε πότε να σκάβετε βαθύτερα, ποιες ερωτήσεις να κάνετε και πώς να μετατρέπετε κάθε ασυμφωνία σε βελτίωση της διαδικασίας.
Γιατί η διερεύνηση έχει σημασία: συμπτώματα έναντι ασθένειας
Οι περισσότερες ομάδες αποθήκης αντιμετωπίζουν τις αποκλίσεις σαν τυπογραφικά λάθη. Τις διορθώνουν και τις ξεχνούν. Αλλά κάθε απόκλιση είναι ένα στοιχείο. Σας λέει πού σπάει η διαδικασία σας.
Σκεφτείτε αυτό: αν το ίδιο SKU αποκλίνει κατά 10 μονάδες κάθε εβδομάδα, δεν έχετε πρόβλημα αποθέματος. Έχετε πρόβλημα διαδικασίας. Ίσως η ετικέτα του κάδου να έχει ξεθωριάσει. Ίσως δύο παρόμοια προϊόντα να βρίσκονται το ένα δίπλα στο άλλο. Ίσως ένας συλλέκτης παίρνει σταθερά το λάθος κουτί. Η εβδομαδιαία προσαρμογή της καταμέτρησης αντιμετωπίζει το σύμπτωμα. Η εύρεση της βασικής αιτίας θεραπεύει την ασθένεια.
Έρευνες δείχνουν ότι το 58 τοις εκατό των παγκόσμιων λιανοπωλητών έχουν ανακριβές απόθεμα λόγω κατακερματισμένων δεδομένων και ξεπερασμένων διαδικασιών. Η λύση δεν είναι περισσότερες καταμετρήσεις. Είναι καλύτερες διερευνήσεις.
Η διαλογή αποκλίσεων: πότε να προσαρμόζετε έναντι πότε να διερευνάτε
Δεν αξίζει κάθε απόκλιση έναν εγκληματολογικό έλεγχο. Χρειάζεστε ένα σύστημα διαλογής που διαχωρίζει τον θόρυβο από το σήμα.
Ορίστε κατώφλια ανοχής
Ορίστε σαφείς κανόνες για το τι προσαρμόζεται αυτόματα και τι διερευνάται. Ένα κοινό πλαίσιο είναι:
Απόκλιση ≤ 2 τοις εκατό ή ≤ $50 αξία. Αποδεχτείτε την επανακαταμέτρηση, ενημερώστε το σύστημα, καταγράψτε τον κωδικό αιτίας (π.χ. κατεστραμμένο, ευρεθέν απόθεμα) και προχωρήστε.
Απόκλιση > 2 τοις εκατό και ≤ 5 τοις εκατό, ή αξία $50 έως $500. Ενεργοποιήστε μια δεύτερη επανακαταμέτρηση από διαφορετικό άτομο. Εάν η επανακαταμέτρηση επιβεβαιώσει την απόκλιση, διερευνήστε.
Απόκλιση > 5 τοις εκατό ή > $500 αξία. Σταματήστε. Επανακαταμετρήστε αμέσως. Ελέγξτε τις συναλλαγές. Εμπλέξτε έναν προϊστάμενο. Τεκμηριώστε τα πάντα.
Αυστηροποιήστε αυτά τα κατώφλια για είδη A (SKU υψηλής αξίας) και χαλαρώστε τα για είδη C (χύμα χαμηλής αξίας). Μια απόκλιση 5 τοις εκατό σε έναν φορητό υπολογιστή $2.000 είναι κόκκινη σημαία. Μια απόκλιση 5 τοις εκατό σε ροδέλες $0,10 είναι στατιστικός θόρυβος.
Διερευνάτε πάντα οποιαδήποτε απόκλιση υπερβαίνει το κατώφλι δολαρίου σας, ακόμα κι αν το ποσοστό είναι μικρό. Μια απόκλιση 1 τοις εκατό σε μια παλέτα $10.000 είναι ακόμα απώλεια $100.
Το εγχειρίδιο διερεύνησης: 4 βήματα για να βρείτε την αλήθεια
Όταν μια απόκλιση περάσει στην περιοχή διερεύνησης, ακολουθήστε αυτή τη ροή εργασίας. Κάθε βήμα χτίζει αποδεικτικά στοιχεία.
Βήμα 1: Επανακαταμετρήστε πρώτα, ρωτήστε μετά
Πριν βουτήξετε στα αρχεία καταγραφής συναλλαγών, επαληθεύστε ότι η καταμέτρηση είναι πραγματική. Το ανθρώπινο λάθος είναι η πιο κοινή αιτία ασυμφωνιών.
Πρωτόκολλο Επανακαταμέτρησης
- Χρησιμοποιήστε διαφορετικό καταμετρητή:Αναθέστε σε κάποιον που δεν έκανε την πρώτη καταμέτρηση για να εξαλείψετε την προκατάληψη επιβεβαίωσης.
- Εκτελέστε μια τυφλή καταμέτρηση:Μην πείτε στον δεύτερο καταμετρητή τι λέει το σύστημα ή τι βρήκε ο πρώτος καταμετρητής. Αφήστε τους να μετρήσουν ανεξάρτητα.
- Ελέγξτε ολόκληρη την τοποθεσία:Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κουτιά κρυμμένα πίσω από άλλο απόθεμα, σπρωγμένα προς τα πίσω ή καθισμένα στο πάτωμα χωρίς ετικέτα.
- Επαληθεύστε το SKU:Επιβεβαιώστε ότι μετράτε το σωστό προϊόν. Τα SKU που μοιάζουν είναι συχνός ένοχος.
Εάν η επανακαταμέτρηση ταιριάζει με την αρχική απόκλιση, έχετε επιβεβαιώσει μια πραγματική ασυμφωνία. Τώρα ξεκινά η δουλειά του ντετέκτιβ.
Βήμα 2: Ελέγξτε τις πρόσφατες συναλλαγές
Τραβήξτε το ιστορικό συναλλαγών για το SKU και την τοποθεσία. Αναζητήστε στοιχεία τις τελευταίες 7 έως 14 ημέρες.
Λίστα Ελέγχου Ανασκόπησης Συναλλαγών
- Αρχεία καταγραφής παραλαβής:Παραλήφθηκε το SKU πρόσφατα; Επαλήθευσε η ομάδα την ποσότητα ή αποδέχτηκε τυφλά το δελτίο αποστολής;
- Αρχεία συλλογής:Επιλέχθηκε το SKU για μια παραγγελία; Επιβεβαιώθηκε η επιλογή με σάρωση γραμμωτού κώδικα ή χειροκίνητη εισαγωγή;
- Μεταφορές:Μετακινήθηκε απόθεμα μεταξύ τοποθεσιών; Καταγράφηκε η μεταφορά τόσο στους κάδους "από" όσο και "προς";
- Επιστροφές:Επέστρεψε ένας πελάτης αυτό το είδος; Επανατοποθετήθηκε στη σωστή τοποθεσία;
- Προσαρμογές:Προσαρμόστηκε χειροκίνητα αυτό το SKU πρόσφατα; Ποιος το ενέκρινε και γιατί;
Αναζητήστε μοτίβα χρονισμού. Εάν η απόκλιση εμφανίστηκε την ίδια ημέρα με μια μεγάλη παραλαβή, η βασική αιτία είναι πιθανώς ένα λάθος παραλαβής. Εάν εμφανίστηκε μετά από ένα κύμα επιλογών, υποπτευθείτε ένα λάθος επιλογής.
Βήμα 3: Τα 5 Γιατί (ανάλυση βασικής αιτίας)
Μόλις έχετε τα δεδομένα συναλλαγών, εμβαθύνετε στη βασική αιτία χρησιμοποιώντας την τεχνική 5 Γιατί. Αυτή η μέθοδος, που αναπτύχθηκε από την Toyota, σας αναγκάζει να προχωρήσετε πέρα από τις επιφανειακές εξηγήσεις.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα από τον πραγματικό κόσμο:
Γιατί η καταμέτρηση είναι λάθος κατά 15 μονάδες; Επειδή η φυσική καταμέτρηση είναι χαμηλότερη από την εγγραφή συστήματος. Γιατί η φυσική καταμέτρηση είναι χαμηλότερη; Επειδή 15 μονάδες στάλθηκαν στον λάθος πελάτη. Γιατί στάλθηκαν στον λάθος πελάτη; Επειδή ο συλλέκτης πήρε το λάθος κουτί από τον Κάδο C. Γιατί ο συλλέκτης πήρε το λάθος κουτί; Επειδή δύο SKU που μοιάζουν αποθηκεύονται το ένα δίπλα στο άλλο και οι ετικέτες των κάδων είναι πανομοιότυπες σε μέγεθος και χρώμα. Γιατί οι ετικέτες των κάδων είναι πανομοιότυπες; Επειδή το σύστημα σήμανσής μας δεν διακρίνει οπτικά μεταξύ παρόμοιων SKU. Βασική Αιτία: Ανεπαρκής οπτική διαφοροποίηση στη σήμανση κάδων για προϊόντα που μοιάζουν.
Παρατηρήστε πώς η διερεύνηση μετακινήθηκε από το τι συνέβη (στάλθηκε λάθος κουτί) στο γιατί το σύστημα επέτρεψε να συμβεί (κακός σχεδιασμός ετικέτας). Αυτή είναι η δύναμη της ανάλυσης βασικής αιτίας.
Βήμα 4: Τεκμηριώστε τα πάντα
Κάθε διερεύνηση απόκλισης πρέπει να δημιουργεί ένα ίχνος ελέγχου. Ο μελλοντικός εαυτός σας (και οι ελεγκτές σας) θα σας ευχαριστήσουν.
Απαιτήσεις Τεκμηρίωσης
- Λεπτομέρειες απόκλισης:SKU, τοποθεσία, αναμενόμενη ποσότητα, καταμετρημένη ποσότητα, ποσό απόκλισης, ποσοστό απόκλισης, αξία δολαρίου.
- Ποιος και πότε:Όνομα του αρχικού καταμετρητή, όνομα του επανακαταμετρητή, ημερομηνία και ώρα κάθε καταμέτρησης.
- Βασική αιτία:Μια σαφής εξήγηση μιας πρότασης για το γιατί συνέβη η απόκλιση (π.χ. "Η ομάδα παραλαβής αποδέχτηκε την ποσότητα δελτίου αποστολής χωρίς φυσική επαλήθευση").
- Διορθωτική ενέργεια:Τι κάνατε για να το διορθώσετε (π.χ. "Επανεκπαίδευση ομάδας παραλαβής στο πρωτόκολλο τυφλής παραλαβής").
- Προληπτική ενέργεια:Τι αλλάξατε για να αποτρέψετε την επανάληψη (π.χ. "Ενημέρωση SOP για να απαιτείται επιβεβαίωση σάρωσης γραμμωτού κώδικα για όλες τις παραλαβές άνω των 50 μονάδων").
Αποθηκεύστε αυτήν την τεκμηρίωση στο WMS σας ή σε ένα κοινόχρηστο αρχείο καταγραφής αποκλίσεων. Γίνεται το θεμέλιο για την αναγνώριση μοτίβων.
Κοινοί ένοχοι: πού να κοιτάξετε πρώτα
Ορισμένοι τύποι σφαλμάτων ευθύνονται για την πλειονότητα των αποκλίσεων αποθέματος. Όταν ξεκινάτε μια διερεύνηση, ελέγξτε πρώτα αυτούς τους συνήθεις υπόπτους.
Ο προμηθευτής έστειλε 100 μονάδες, αλλά η ομάδα παραλαβής σας κατέγραψε 120 επειδή εμπιστεύτηκαν το δελτίο αποστολής αντί να μετρήσουν. Ή μέτρησαν κιβώτια αλλά εισήγαγαν τεμάχια. Επαληθεύετε πάντα τις αποδείξεις φυσικά, ειδικά κατά την περίοδο αιχμής όταν οι προσωρινοί βιάζονται.
Ένας συλλέκτης άρπαξε το Προϊόν A αντί για το Προϊόν B επειδή φαίνονται πανομοιότυπα ή είναι τοποθετημένα δίπλα-δίπλα. Το σύστημά σας πιστεύει ότι το Προϊόν B έφυγε από το κτίριο, αλλά είναι ακόμα στο ράφι. Χρησιμοποιήστε σάρωση γραμμωτού κώδικα για να εξαλείψετε τα χειροκίνητα σφάλματα επιλογής.
Το απόθεμα τοποθετήθηκε στον Κάδο C, αλλά το σύστημα λέει Κάδο D. Ή μετακινήθηκε κατά τον καθαρισμό και δεν μεταφέρθηκε ποτέ στο WMS. Αυτό δημιουργεί απόθεμα φάντασμα (το σύστημα λέει ότι είναι εκεί, αλλά δεν είναι) και ευρεθέν απόθεμα (είναι εκεί, αλλά το σύστημα δεν το γνωρίζει).
Η ομάδα παραλαβής μέτρησε 10 κιβώτια και εισήγαγε 10 τεμάχια. Ή μέτρησαν τεμάχια όταν το σύστημα περίμενε παλέτες. Τα σφάλματα UOM δημιουργούν τεράστιες αποκλίσεις που συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου. Δημιουργήστε έναν οδηγό αναφοράς και επιβάλλετέ τον.
Κάποιος πληκτρολόγησε 150 αντί για 15, ή αντέστρεψε ψηφία (132 έναντι 123). Η χειροκίνητη εισαγωγή είναι ο εχθρός της ακρίβειας. Αυτοματοποιήστε όπου είναι δυνατόν.
Ένα κουτί έφτασε κατεστραμμένο και η ομάδα το πέταξε χωρίς να καταγράψει την προσαρμογή. Ή μια επιστροφή πελάτη έγινε αποδεκτή αλλά δεν επανατοποθετήθηκε ποτέ. Η ζημιά και οι επιστροφές χρειάζονται την ίδια αυστηρότητα ροής εργασίας με τις πωλήσεις.
Αναγνώριση μοτίβων: η πραγματική δουλειά ντετέκτιβ
Οι μεμονωμένες αποκλίσεις είναι σημεία δεδομένων. Τα μοτίβα είναι ιδέες. Εδώ μετακινείστε από την αντιδραστική πυρόσβεση στην προληπτική πρόληψη.
Αναζητήστε επαναλαμβανόμενους ενεργοποιητές
Εκτελέστε μια αναφορά απόκλισης και φιλτράρετε κατά:
- Ίδιο SKU επανειλημμένα λάθος: Το ίδιο το προϊόν είναι το πρόβλημα. Είναι η συσκευασία συγκεχυμένη; Είναι ο γραμμωτός κώδικας κατεστραμμένος; Επιστρέφεται συχνά;
- Ίδια τοποθεσία επανειλημμένα λάθος: Ο κάδος είναι το πρόβλημα. Είναι η ετικέτα ξεθωριασμένη; Είναι πολύ ψηλά ή πολύ χαμηλά για να φανεί καθαρά; Είναι σε ζώνη υψηλής κίνησης όπου το απόθεμα χτυπιέται;
- Ίδιος συλλέκτης επανειλημμένα λάθος: Το άτομο είναι το πρόβλημα. Χρειάζονται επανεκπαίδευση; Βιάζονται; Είναι νέοι και δεν είναι εξοικειωμένοι με τις τοποθεσίες SKU;
- Ίδια ώρα της ημέρας/εβδομάδας: Η διαδικασία είναι το πρόβλημα. Αυξάνονται οι αποκλίσεις κατά τις αλλαγές βάρδιας; Κατά τη διάρκεια του όγκου παραγγελιών αιχμής; Όταν οι προσωρινοί εργάζονται χωρίς επίβλεψη;
Εάν το ίδιο SKU αποκλίνει δύο φορές σε ένα μήνα, σταματήστε να μετράτε και αρχίστε να επιλύετε. Αντιμετωπίστε το ως αποτυχία διαδικασίας, όχι ως δυσλειτουργία αποθέματος.
Εάν ένα SKU, μια τοποθεσία ή ένας συλλέκτης ενεργοποιήσει μια διερεύνηση απόκλισης δύο φορές εντός 30 ημερών, κλιμακώστε σε αναθεώρηση CAPA (Διορθωτική και Προληπτική Ενέργεια). Αναθέστε έναν ιδιοκτήτη και μια ημερομηνία λήξης για να διορθώσετε το υποκείμενο ζήτημα.
Δημιουργία ροής εργασίας επίλυσης αποκλίσεων
Οι ad-hoc διερευνήσεις αποτυγχάνουν. Χρειάζεστε μια τεκμηριωμένη ροή εργασίας που ακολουθεί κάθε μέλος της ομάδας κάθε φορά.
Τυπική Ροή Εργασίας Επίλυσης Αποκλίσεων
- Εντοπίστηκε απόκλιση:Η κυκλική καταμέτρηση ή ο φυσικός έλεγχος εντοπίζει μια ασυμφωνία που υπερβαίνει το κατώφλι.
- Ενεργοποιήθηκε επανακαταμέτρηση:Το σύστημα ή ο προϊστάμενος αναθέτει δεύτερο καταμετρητή για τυφλή επανακαταμέτρηση.
- Επιβεβαιώθηκε απόκλιση:Εάν η επανακαταμέτρηση ταιριάζει με την αρχική, η απόκλιση είναι πραγματική. Εάν όχι, αποδεχτείτε την επανακαταμέτρηση και κλείστε.
- Άνοιξε διερεύνηση:Ο προϊστάμενος εξετάζει το ιστορικό συναλλαγών και αναθέτει τη διερεύνηση στην κατάλληλη ομάδα (παραλαβή, συλλογή κ.λπ.).
- Εντοπίστηκε βασική αιτία:Η ομάδα ολοκληρώνει την ανάλυση 5 Γιατί και τεκμηριώνει τα ευρήματα.
- Διορθωτική ενέργεια:Εφαρμόζεται άμεση διόρθωση (π.χ. επανεκπαίδευση συλλέκτη, επανασήμανση κάδου, μετακίνηση SKU).
- Προληπτική ενέργεια:Εφαρμόζεται αλλαγή διαδικασίας (π.χ. ενημέρωση SOP, προσθήκη απαίτησης σάρωσης γραμμωτού κώδικα).
- Εγκρίθηκε προσαρμογή:Ο προϊστάμενος ή ο διευθυντής εξετάζει την τεκμηρίωση και εγκρίνει την προσαρμογή συστήματος.
- Έκλεισε απόκλιση:Η προσαρμογή δημοσιεύεται και η υπόθεση αρχειοθετείται με πλήρες ίχνος ελέγχου.
Πολλές πλατφόρμες WMS υποστηρίζουν ροές εργασίας έγκρισης. Διαμορφώστε τις ώστε να επιβάλλουν αυτή τη διαδικασία αυτόματα.
Μετατροπή αποκλίσεων σε βελτιώσεις διαδικασίας
Ο απώτερος στόχος δεν είναι να γίνετε καλύτεροι στη διερεύνηση αποκλίσεων. Είναι να σταματήσετε να έχετε αποκλίσεις εξαρχής.
Χρησιμοποιήστε το αρχείο καταγραφής αποκλίσεών σας ως μηχανή συνεχούς βελτίωσης:
- Μηνιαία ανασκόπηση: Τραβήξτε μια αναφορά για όλες τις αποκλίσεις. Ποιες είναι οι κορυφαίες 5 βασικές αιτίες; Ποια είναι τα κορυφαία 5 SKU; Ποιες είναι οι κορυφαίες 5 τοποθεσίες;
- Τριμηνιαία βαθιά κατάδυση: Συγκεντρώστε τις ομάδες παραλαβής, συλλογής και αποθέματος. Μοιραστείτε τα δεδομένα. Καταιγισμός ιδεών για διορθώσεις.
- Ετήσιος έλεγχος: Μετρήστε το ποσοστό απόκλισης από έτος σε έτος. Μια υγιής λειτουργία θα πρέπει να βλέπει τη συχνότητα απόκλισης να μειώνεται με την πάροδο του χρόνου καθώς οι διαδικασίες ωριμάζουν.
Κάθε διερεύνηση απόκλισης πρέπει να θέτει δύο ερωτήσεις:
1. Τι πρέπει να διορθώσω τώρα για να διορθώσω αυτή την ασυμφωνία; 2. Τι πρέπει να αλλάξω μόνιμα για να μην ξανασυμβεί αυτό ποτέ;
Η πρώτη ερώτηση διορθώνει το σύμπτωμα. Η δεύτερη ερώτηση θεραπεύει την ασθένεια.
Συμπέρασμα: από την πυρόσβεση στην πρόληψη
Η εύρεση μιας απόκλισης είναι εύκολη. Οποιοδήποτε αξιοπρεπές πρόγραμμα κυκλικής καταμέτρησης θα εμφανίσει ασυμφωνίες. Αλλά η εύρεση του γιατί συνέβη και η αποτροπή της επανάληψής της ξεχωρίζει τις λειτουργίες παγκόσμιας κλάσης από τις μέτριες.
Αντιμετωπίστε κάθε απόκλιση ως μια στιγμή διδασκαλίας. Ρωτήστε γιατί. Σκάψτε βαθύτερα. Τεκμηριώστε τα ευρήματά σας. Αναζητήστε μοτίβα. Διορθώστε τη βασική αιτία, όχι τον αριθμό.
Με την πάροδο του χρόνου, το ποσοστό απόκλισης θα μειωθεί. Η ακρίβειά σας θα ανέβει. Και η ομάδα σας θα σταματήσει την πυρόσβεση και θα ξεκινήσει την πρόληψη. Αυτός είναι ο στόχος.