Η αξία της απογραφής είναι σαφής για κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης. Σας επιτρέπει να ελέγχετε και να αυξάνετε συχνά το μεικτό κέρδος μειώνοντας παράλληλα τις απώλειες, βελτιώνοντας τον έλεγχο κατανομής και μειώνοντας τη σπατάλη. Όταν συνδυάζετε την απογραφή με τη συμφιλίωση των αρχείων αποθέματος, αποκτάτε μια πρακτική που ονομάζεται συμφιλίωση αποθέματος.
Η συμφιλίωση αποθέματος συγκρίνει τα δεδομένα φυσικής απογραφής με το λογιστικό αρχείο αποθέματος της εταιρείας (λογιστική αξία). Με άλλα λόγια, οι πληροφορίες του οργανισμού σας σχετικά με τα αποθέματά σας πρέπει να αντιστοιχούν στα αγαθά που έχετε στη διάθεσή σας.
Αυτός ο οδηγός περιγράφει επτά κρίσιμους λόγους για τη διενέργεια τακτικών απογραφών, καλύπτοντας οφέλη όπως ο εντοπισμός κλοπών, ο βελτιωμένος προγραμματισμός αγορών και η οργάνωση αποθήκης, ώστε να μπορείτε να δείτε γιατί αξίζει τον κόπο.
Φυσικά, τα πράγματα είναι πιο περίπλοκα και χρονοβόρα από ό,τι νομίζετε, αλλά είναι μια απαραίτητη διαδικασία για κάθε επιχείρηση, μεγάλη ή μικρή, και ευτυχώς, υπάρχουν στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να είστε πιο αποτελεσματικοί.
Οι τάσεις αλλάζουν κάθε σεζόν. Επομένως, πρέπει να ελέγχετε τα αποθέματά σας περιοδικά για να αποφύγετε απώλειες. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποια αποθέματα είναι χαλαρά άκρα ή αν υπάρχουν κενά. Μια καλή στρατηγική συμφιλίωσης αποθέματος μπορεί να σας βοηθήσει να αναπτύξετε μια καλύτερη στρατηγική πωλήσεων και να σας φέρει πιο κοντά στους επιχειρηματικούς μας στόχους.
Στις παρακάτω παραγράφους, θα περιγράψουμε μερικούς λόγους για τους οποίους πρέπει να λαμβάνετε σοβαρά υπόψη την τακτική απογραφή.
Βελτιωμένη Παραγωγικότητα και Οργάνωση Αποθήκης
Ένα επιτυχημένο σχέδιο διαχείρισης αποθεμάτων οδηγεί επίσης σε μια καλά οργανωμένη εγκατάσταση εκπλήρωσης. Τα μελλοντικά και τρέχοντα σχέδια εκπλήρωσης είναι πιο αποτελεσματικά όταν η αποθήκη είναι οργανωμένη.
Χρειάζεται λιγότερος χρόνος και χρήμα για το χειρισμό του αποθέματος όταν υπάρχει αποτελεσματική διαχείριση αποθεμάτων, απελευθερώνοντας πόρους για άλλες χρήσεις.
Όλη η αποθήκη θα είναι πιο παραγωγική και οργανωμένη εάν γνωρίζετε πάντα ποια προϊόντα έχετε σε απόθεμα και πού βρίσκονται. Αυτό συμβαίνει επειδή θα αφιερώνετε χρόνο ψάχνοντας στα ράφια μόνο για αντικείμενα που μπορεί να έχετε ή να μην έχετε σε απόθεμα όταν προκύπτει ανάγκη ή όταν έχετε μια μεγάλη παραγγελία.
Βοηθά στην Επίτευξη Επιχειρηματικών Στόχων
Οι εργασίες απογραφής μπορούν να βοηθήσουν στην εύρεση πιθανών διαφορών που μπορεί να επηρεάσουν το επιχειρηματικό σας σχέδιο. Οποιοδήποτε πρόβλημα με το απόθεμά σας μπορεί να μας πάει ένα βήμα μακριά από το κέρδος. Αν μη τι άλλο, αυτά τα μειονεκτήματα θα σας προκαλέσουν μόνο απώλεια.
Συνήθως, αυτά τα κενά εντοπίζονται μέχρι το τέλος του οικονομικού έτους. Όταν εκτελείτε απογραφή τακτικά (δηλαδή τριμηνιαία ή εξαμηνιαία), θα αποκτήσετε πληροφορίες εκ των προτέρων. Όταν έρθει αυτή η στιγμή, πιθανότατα θα χρειαστείτε περισσότερο χρόνο για να κάνετε προσαρμογές. Όταν εκτελείτε απογραφή τακτικά, θα αποκτήσετε πληροφορίες εκ των προτέρων.
Εάν το τρέχον επιχειρηματικό μας σχέδιο δεν λειτουργεί, θα έχετε την ευκαιρία να το αλλάξετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας πιο γρήγορα.
Κεντρική προβολή των αποθεμάτων
Μια περιοδική απογραφή θα παρέχει μια κεντρική προβολή του αποθέματος σε όλα τα κανάλια πωλήσεων, συμπεριλαμβανομένου του πόσο είναι σε απόθεμα και πού. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε πιο οργανωμένοι και να καλύπτετε τις ανάγκες των πελατών σας πιο γρήγορα.
Επιπλέον, θα επιτρέψει τη διαχείριση αποθήκης επιτρέποντας την κατανομή του αποθέματος σε συγκεκριμένα κανάλια πωλήσεων, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας εάν έχετε αποθήκες και κέντρα διανομής διασκορπισμένα σε πολλές τοποθεσίες.
Επίσης, μπορείτε να είστε σίγουροι για το ποια προϊόντα είναι τα πιο επιθυμητά σας εάν γνωρίζετε συνεχώς ποια αποθέματα έχετε. Ως αποτέλεσμα, θα γνωρίζετε συνεχώς σε ποια προϊόντα να επικεντρωθείτε και ποια μπορούν να αγνοηθούν επειδή δεν υπάρχει επαρκής ζήτηση για αυτά.
Ελαχιστοποιήστε τον κίνδυνο κλοπής
Ως ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ελπίζουμε ότι η κλοπή δεν θα είναι ποτέ πρόβλημα. Τούτου λεχθέντος, εάν έχουμε μια μεγαλύτερη επιχείρηση σε κλάδους όπως το λιανικό εμπόριο, η κλοπή είναι συνήθως ένα κοινό πρόβλημα. Μπορεί να είναι αδύνατο να σταματήσει, ειδικά όταν οι ένοχοι έχουν μάθει να είναι πανούργοι σχετικά με αυτό.
Η περιοδική απογραφή θα βοηθήσει να καθοριστεί εάν έχουμε ένα πιθανό πρόβλημα κλοπής να αντιμετωπίσουμε. Για παράδειγμα, εάν κάνουμε μηνιαίους ελέγχους και βλέπουμε ότι τα αποθέματα λείπουν συνεχώς, πρέπει να λάβουμε μέτρα.
Ίσως μπορούμε να κάνουμε αναβάθμιση στο σύστημα ασφαλείας μας. Ή ίσως χρειαστεί να αλλάξουμε προσωπικό: να είμαστε πιο επιλεκτικοί σχετικά με τα άτομα που αφήνουμε μέσα. Αυτά τα μέτρα μπορεί να μας βοηθήσουν να αποτρέψουμε τους υπαλλήλους μας από το να είναι ανέντιμοι.
Εκτός από τη ζημιά, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε την απογραφή για τον έλεγχο ζημιών. Εάν υπάρχουν λόγοι για τους οποίους προκύπτει συχνά ζημιά, η διαδικασία θα βοηθήσει στην επίλυση του προβλήματος. Με αυτόν τον τρόπο, θα διασφαλίσουμε ότι δεν θα συμβεί ξανά στο μέλλον.
Προσδιορίζει Τι Λειτουργεί και Τι Όχι
Εκτελώντας τακτικές απογραφές, μπορείτε να δείτε ακριβώς ποια αποθέματα είναι δημοφιλή και ποια όχι. Αυτό θα σας διευκολύνει να επενδύσετε στα σωστά προϊόντα και να παραμερίσετε τα λάθος.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι επενδύετε σε ένα προϊόν που αποδείχθηκε αδιέξοδο. Κάνοντας συμφιλίωση αποθέματος, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν απαιτείται flash sale των αποθεμάτων μας ή όχι. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να μετακινήσετε τα αποθέματα και ίσως να κερδίσετε κάποιο κέρδος μέσω αλλαγής στρατηγικής.
Αυτό σημαίνει συχνά ότι θα πουλήσετε τα αποθέματά μας σε χαμηλότερο περιθώριο, αποφέροντάς μας λιγότερο κέρδος. Ακόμα κι έτσι, είναι μια πολύ καλύτερη εναλλακτική λύση από το να αφήσετε αυτά τα αποθέματα να κάθονται, να μαζεύουν σκόνη και ενδεχομένως να προκαλούν απώλειες.
Μόλις προσδιορίσετε ποια αποθέματα δεν λειτουργούν, μπορείτε να αναπτύξετε μια καλύτερη επενδυτική στρατηγική και ίσως να αφαιρέσετε αυτό το προϊόν από τη γραμμή μας. Μια καλή ιδέα θα ήταν να πάρετε τα προϊόντα μας που κινούνται αργά και να τα τοποθετήσετε σε μια συγκεκριμένη περιοχή της αποθήκης μας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε πόσο καλά αποδίδουν κοιτάζοντας τη σκόνη που μαζεύεται.
Μια άλλη επιλογή θα ήταν να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή διαχείρισης αποθεμάτων μας για να κατηγοριοποιήσετε το απόθεμά σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε μια ξεκάθαρη εικόνα των προϊόντων μας και των μερών με τα οποία οι άνθρωποι δεν έχουν αλληλεπιδράσει πολύ. Η εφαρμογή μας για κινητά είναι πιο εύκολο να παρακολουθείται εν κινήσει.
Βοηθά στον Προγραμματισμό Αγορών
Όπως αναφέραμε, η συμφιλίωση αποθέματος σας βοηθά να προσδιορίσετε τι είναι δημοφιλές και τι όχι. Εάν υπάρχει έλλειψη ενός συγκεκριμένου προϊόντος από το απόθεμά σας, η ζήτηση γι 'αυτό είναι υψηλή, ή χρειαζόμαστε περισσότερα για διάφορους λόγους.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι έχουμε ένα κατάστημα υποδημάτων και αγοράζουμε παπούτσια όλων των μεγεθών χύμα. Περιμένουμε ότι όλα τα παπούτσια θα έχουν φύγει μέχρι το τέλος της σεζόν, αλλά παρατηρούμε μια συνεχή έλλειψη σε συγκεκριμένα μεγέθη. Αυτό θα μας ενημερώσει ότι πρέπει να παραγγείλουμε περισσότερα μεγέθη στο μέλλον.
Η απογραφή μπορεί επίσης να βοηθήσει με παραγγελίες έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα, μπορεί να είστε πεπεισμένοι ότι έχετε επαρκή προμήθεια παπουτσιών για τη σεζόν. Η συμφιλίωση αποθέματος θα σας ειδοποιήσει εάν τα παπούτσια κλαπούν ή καταστραφούν. Θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε μια νέα αγορά εκ των προτέρων.
Εξετάζει την Τιμολόγηση για τη Στρατηγική Πωλήσεών σας
Οι τιμές μπορεί να αλλάξουν πολύ με την πάροδο του χρόνου και ένα προϊόν που αγοράζουμε αυτή τη στιγμή μπορεί να έχει διαφορετική αξία στο μέλλον. Εάν αυτά τα προϊόντα παραμείνουν απούλητα μέχρι το τέλος της σεζόν, διατρέχετε τον κίνδυνο να πρέπει να τα πουλήσετε σε διαφορετική τιμή από αυτή που είχατε αρχικά στο μυαλό σας.
Η απογραφή μπορεί να σας ενημερώσει για αυτές τις τροποποιήσεις τιμών. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή διαχείρισης αποθεμάτων σας, θα πρέπει να μπορείτε να συγκρίνετε τις προηγούμενες τιμές με τις τρέχουσες. Τα δεδομένα είναι εξαιρετικά χρήσιμα επειδή σας βοηθούν να καταλήξετε σε μια καλύτερη στρατηγική πωλήσεων.
Συμπέρασμα
Οι ανάγκες των πελατών και ο έλεγχος που θα έχετε στα αντικείμενά σας είναι οι κύριοι οδηγοί πίσω από την ανάγκη για τακτική διεξαγωγή δραστηριοτήτων απογραφής.
Αυτό το άρθρο δείχνει πολλά πλεονεκτήματα του τακτικού ελέγχου του αποθέματός σας, συμπεριλαμβανομένης της εξοικονόμησης κόστους, της πρόληψης κλοπών και της διασφάλισης ότι οι καταναλωτές σας λαμβάνουν τα αγαθά που επιθυμούν χωρίς να χρειάζεται να αντιμετωπίσουν καθυστερήσεις. Η κατανόηση των προϊόντων που επιθυμούν περισσότερο οι πελάτες θα σας βοηθήσει να προβλέψετε καλύτερα τη ζήτηση και να αποφύγετε τις ελλείψεις.
Αυτές οι συνήθεις λειτουργίες πρέπει να υπάρχουν, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή είναι η επιχείρηση. Συνήθως συμβαίνουν μία φορά το χρόνο και ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας, τα οφέλη είναι τα ίδια.