Optimalizace zásob pro malé podniky zřídka souvisí s „lepším softwarem“. Obvykle jde o snížení překvapení: rychle se prodávající zboží, které je neustále vyprodané, a pomalu se prodávající zboží, které tiše požírá vaše peníze a místo na polici.
Tento průvodce vám poskytuje praktický systém, který můžete provozovat s tabulkovým procesorem a telefonem: rychlé provozní opravy, jedna užitečná vzorec (bod opětovné objednávky) a krátká týdenní rutina KPI.
Začněte s dvěma náklady, které platíte právě teď
Každý problém se zásobami je kompromis mezi nedostatkem zásob (ztracené prodeje, nespokojení zákazníci, nouzové situace) a nadbytečnými zásobami (vázané peníze, nepořádek, poškození, zastaralost).
Nadbytečné zásoby bolí více, než většina vlastníků připouští, protože držení zásob není zdarma. Běžné pravidlo uvádí náklady na držení zásob kolem 15-25 % ročně a některé odhady se pohybují v rozmezí 20-30 % v závislosti na podniku a tom, co zahrnete.
Takže pokud sedíte na dodatečných 50 000 $ zásob „pro každý případ“, tichý roční náklad může být 7 500–12 500 $ než prodáte jedinou jednotku.
Pokud jsou vaše čísla dostupných zásob špatná, žádný vzorec vás nezachrání. Nejprve opravte příjem, označování a základní počítání. Pak optimalizujte.
Rychlá vítězství (dnes) než se dotknete jakýchkoliv vzorců
Optimalizace začíná disciplínou. Tyto změny nevyžadují nové nástroje, jen konzistenci.
Seznam rychlých vítězství
- Pojmenujte každou lokaci:Dokonce i malý sklad by měl mít označené police, přihrádky a zóny (A-01, A-02…). „Tam“ je způsob, jak zásoby mizí.
- Označte SKU a lokace:Pokud to nemůžete naskenovat, nemůžete tomu důvěřovat. Začněte s konzistentními štítky SKU a štítky lokací. Podívejte se na naše osvědčené postupy označování čárovými kódy.
- Standardizujte příjem:Ověřte množství, shodujte s nákupní objednávkou a umístěte položky na správné místo, než se dostanou na prodejní pulty.
- Snižte duplicitní SKU:Dvě čísla dílu pro stejnou položku zaručují překupování. Sloučte duplikáty a vyberte jedno SKU, které bude vládnout všem.
- Dělejte úpravy záměrné:Každá úprava zásob by měla mít důvod (poškození, úbytek, chyba při výběru, nedodání dodavatele). Jinak skrýváte základní příčiny.
- Provádějte mikropočítání týdně:Počítejte 20 rychle se pohybujících SKU každý týden. Pokud potřebujete rytmus, použijte lehkou rutinu cyklického počítání.
Bod opětovné objednávky: jediný vzorec, který skutečně potřebujete
Bod opětovné objednávky odpovídá na jednoduchou otázku: Na jaké úrovni dostupných zásob byste měli umístit další objednávku, abyste nedosáhli nuly, než dorazí?
ROP = (průměrné denní použití × dodací lhůta ve dnech) + bezpečnostní zásoba.
Začněte s nejlepšími dostupnými daty: posledních 30-90 dnů prodeje/použití a vaší typické dodací lhůty dodavatele. Nepotřebujete dokonalost; potřebujete výchozí bod, který můžete upravit.
Příklad (malá čísla, skutečný dopad)
Prodáváte 4 jednotky denně. Dodací lhůta vašeho dodavatele je 10 dní. To je 40 jednotek očekávané poptávky během dodací lhůty. Pokud držíte 10 jednotek jako bezpečnostní zásobu pro opožděné kamiony a kolísavou poptávku, váš bod opětovné objednávky je 50 jednotek.
Když dostupné zásoby dosáhnou 50, objednáte. Ne když „cítíte, že je nízko“.
Min/max: změňte body opětovné objednávky na nudný nákupní návyk
Bod opětovné objednávky vám říká kdy objednávat. Min/max vám říká kolik objednávat bez přemýšlení.
Nastavte Min = ROP. Když dostupné ≤ Min, spustí to nákup.
Nastavte Max tak, aby pokryl jeden úplný cyklus objednávky plus dodací lhůtu (nebo jednoduše „kolik se cítíte pohodlně držet“). Množství objednávky je obvykle Max − dostupné (mínus objednané, pokud to sledujete).
Pokud objednáváte týdně, udržujte týdenní rutinu. Časté malé objednávky poráží náhodné velké objednávky—zejména pro malé týmy a napjatý peněžní tok.
Dny pokrytí: jednoduchý KPI, který zachytí problémy včas
Dny pokrytí (také nazývané dny zásob na skladě) odpovídá: Kolik dní můžete pokračovat v prodeji, než tato položka dojde?
Dny pokrytí = dostupné ÷ průměrné denní použití. Pokud dáváte přednost účetní verzi, dny prodeje zásob (DSI) je úzce související metrika.
Pokud je poptávka nerovnoměrná (víkendy, sezónní špičky), použijte týdenní průměr a zkontrolujte zdravý rozum s vaší příští velkou promocí nebo rušným obdobím.
Týdenní rutina KPI (5 čísel)
Optimalizace zásob funguje, když s ní zacházíte jako s týdenní zdravotní kontrolou, ne jako s čtvrtletním projektem.
Spočítejte malý vzorek (20 SKU). Přesnost % = správné počty ÷ celkem spočítáno. Pokud přesnost klesá, přestaňte optimalizovat a opravte proces.
Kolik SKU dosáhlo nuly, zatímco existovala poptávka? Jeden nedostatek může být smůla. Opakující se nedostatky znamenají rozbitý bod opětovné objednávky nebo nespolehlivé dodací lhůty.
Krátký seznam „pod bodem opětovné objednávky“ je celý smysl. Zkontrolujte ho týdně, umístěte objednávky a jděte dál.
Zásoby bez pohybu po dobu 90+ dnů nejsou aktivum; je to peněžní past. Kontrolujte měsíčně a rozhodněte: sleva, balíček, vrácení nebo odpis.
Sledujte, zda dodavatelé dodržují slíbené termíny. Pokud je dodací lhůta nestabilní, vaše bezpečnostní zásoba musí být vyšší—nebo potřebujete lepšího dodavatele.
Běžné pasti, které dělají „optimalizované“ zásoby horšími
- Ignorování objednaných zásob: Pokud opakovaně objednáváte bez zohlednění příchozích nákupních objednávek, překoupíte.
- MOQ a obaly: Váš bod opětovné objednávky může říkat „kupte 12“, ale váš dodavatel nutí „kupte 48“. Upravte Max a naplánujte akce nebo náhrady.
- Příliš mnoho SKU: Každá dodatečná varianta znásobuje prognostickou a počítací práci. Prořezávejte agresivně.
- Žádná disciplína lokace: Pokud položky skáčou mezi policemi, váš systém se stává fikcí.
- Nikdy nepřezkoumávejte parametry: Body opětovné objednávky nejsou „nastavit a zapomenout“. Kontrolujte nejprodávanější měsíčně a pomalu se pohybující čtvrtletně.
Nástroje, které se hodí pro malý tým
- Základní tabulkový procesor: Sledujte SKU, dodavatele, dodací lhůtu, průměrné denní použití, ROP, Min, Max a dny pokrytí.
- Pracovní postupy založené na čárových kódech: Tiskněte štítky SKU a lokací, aby příjem a výběr byly řízeny skenováním, ne pamětí. Pokud potřebujete generátor štítků zdarma, zkuste LabelCodes.com.
- Mobilní skenování: Skener založený na telefonu často stačí pro malé týmy—zejména pro příjem, úpravy a rychlé cyklické počítání.
Další krok: nejprve optimalizujte svých prvních 20 SKU
Nepokoušejte se optimalizovat všechno. Vyberte svých prvních 20 SKU podle prodeje, vyčistěte jejich lokace a štítky, nastavte základní bod opětovné objednávky a začněte týdenní rutinu KPI.
Vaše 30minutová pondělní rutina
- Bodové počítání 20 SKU:Opravte zřejmé chyby dostupných zásob před nákupem.
- Zkontrolujte seznam pod-ROP:Umístěte několik objednávek, které zabrání dalšímu nedostatku zásob.
- Zkontrolujte dodací lhůty:Aktualizujte jakéhokoli dodavatele, který se odchýlil (opožděné dodávky mění všechno).
- Označte mrtvé zásoby:Vyberte jednu akci (sleva, balíček, vrácení) a proveďte ji.