ছোট ব্যবসার জন্য ইনভেন্টরি অপ্টিমাইজেশন খুব কমই "ভালো সফটওয়্যার" সম্পর্কে। এটি সাধারণত আকস্মিক সমস্যা কমানো সম্পর্কে: সেই দ্রুত বিক্রি হওয়া পণ্য যা সবসময় স্টকে নেই, এবং সেই ধীর গতির পণ্য যা চুপচাপ আপনার নগদ এবং শেলফ স্পেস খেয়ে ফেলছে।
এই গাইড আপনাকে একটি ব্যবহারিক পদ্ধতি দেয় যা আপনি একটি স্প্রেডশিট এবং একটি ফোন দিয়ে চালাতে পারেন: দ্রুত অপারেশনাল সমাধান, একটি দরকারি ফর্মুলা (রিঅর্ডার পয়েন্ট), এবং একটি সংক্ষিপ্ত সাপ্তাহিক KPI রুটিন।
আপনি এখন যে দুটি খরচ দিচ্ছেন সেখান থেকে শুরু করুন
প্রতিটি ইনভেন্টরি সমস্যা হলো স্টকআউট (হারানো বিক্রি, রাগান্বিত গ্রাহক, জরুরি পরিস্থিতি) এবং ওভারস্টক (আটকে থাকা নগদ, বিশৃঙ্খলা, ক্ষতি, অপ্রচলিত হওয়া) এর মধ্যে একটি ভারসাম্য।
ওভারস্টক বেশিরভাগ মালিকের ধারণার চেয়ে বেশি ক্ষতি করে কারণ ইনভেন্টরি রাখা বিনামূল্যে নয়। একটি সাধারণ অনুমান অনুযায়ী ইনভেন্টরি বহন খরচ বছরে প্রায় 15-25%, এবং কিছু অনুমান ব্যবসা ও অন্তর্ভুক্ত খরচের ওপর নির্ভর করে 20-30% পর্যন্ত হয়।
তাহলে আপনার কাছে যদি $50,000 এর অতিরিক্ত "শুধু-যদি-দরকার-হয়" স্টক পড়ে থাকে, তাহলে একটি ইউনিটও বিক্রি করার আগে নীরব বার্ষিক খরচ $7,500-$12,500 হতে পারে।
যদি আপনার অন-হ্যান্ড সংখ্যাগুলো ভুল হয়, তাহলে কোনো ফর্মুলা আপনাকে বাঁচাবে না। আগে রিসিভিং, লেবেলিং এবং বেসিক কাউন্টিং ঠিক করুন। তারপর অপ্টিমাইজ করুন।
কোনো ফর্মুলা ছোঁয়ার আগে দ্রুত সমাধান (আজই)
অপ্টিমাইজেশন শৃঙ্খলা দিয়ে শুরু হয়। এই পরিবর্তনগুলোর জন্য নতুন টুল দরকার নেই, শুধু ধারাবাহিকতা দরকার।
দ্রুত সমাধান চেকলিস্ট
- প্রতিটি লোকেশনের নাম দিন:একটি ছোট ব্যাকরুমেও লেবেলযুক্ত শেলফ, বিন এবং জোন থাকা উচিত (A-01, A-02...)। "ওখানে" বলাই ইনভেন্টরি হারানোর কারণ।
- SKU এবং লোকেশন লেবেল করুন:আপনি যদি এটি স্ক্যান করতে না পারেন, তাহলে এটিতে বিশ্বাস করতে পারবেন না। ধারাবাহিক SKU লেবেল এবং লোকেশন লেবেল দিয়ে শুরু করুন। আমাদের বারকোড লেবেলিং সেরা অনুশীলন দেখুন।
- রিসিভিং মানসম্মত করুন:পরিমাণ যাচাই করুন, PO এর সাথে মিলান করুন, এবং সেলস ফ্লোরে যাওয়ার আগে আইটেমগুলো সঠিক লোকেশনে রাখুন।
- ডুপ্লিকেট SKU কমান:একই আইটেমের জন্য দুটি পার্ট নম্বর মানে অতিরিক্ত কেনার নিশ্চয়তা। ডুপ্লিকেট মার্জ করুন এবং একটি SKU বেছে নিন।
- সমন্বয় উদ্দেশ্যমূলক করুন:যেকোনো স্টক সমন্বয়ের পেছনে একটি কারণ থাকা উচিত (ক্ষতি, সংকোচন, ভুল পিকিং, সরবরাহকারীর কম শিপমেন্ট)। অন্যথায় আপনি মূল কারণ লুকিয়ে ফেলেন।
- সাপ্তাহিক মাইক্রো-কাউন্ট করুন:প্রতি সপ্তাহে 20টি দ্রুত বিক্রি হওয়া SKU গণনা করুন। যদি আপনার একটি ছন্দ দরকার, তাহলে হালকা সাইকেল কাউন্টিং রুটিন ব্যবহার করুন।
রিঅর্ডার পয়েন্ট: সেই একটি ফর্মুলা যা আপনার সত্যিই দরকার
রিঅর্ডার পয়েন্ট একটি সরল প্রশ্নের উত্তর দেয়: কোন অন-হ্যান্ড স্তরে আপনার পরবর্তী অর্ডার দেওয়া উচিত যাতে মাল আসার আগে স্টক শূন্য না হয়?
ROP = (গড় দৈনিক ব্যবহার x লিড টাইম দিনে) + সেফটি স্টক।
আপনার সবচেয়ে ভালো উপলব্ধ ডেটা দিয়ে শুরু করুন: গত 30-90 দিনের বিক্রি/ব্যবহার এবং আপনার সাধারণ সরবরাহকারী লিড টাইম। আপনার নিখুঁত হওয়ার দরকার নেই, আপনার একটি বেসলাইন দরকার যা সমন্বয় করা যায়।
উদাহরণ (ছোট সংখ্যা, প্রকৃত প্রভাব)
আপনি প্রতিদিন 4 ইউনিট বিক্রি করেন। আপনার সরবরাহকারীর লিড টাইম 10 দিন। অর্থাৎ লিড টাইমে প্রত্যাশিত চাহিদা 40 ইউনিট। যদি আপনি দেরিতে আসা ট্রাক এবং আকস্মিক চাহিদা বৃদ্ধির জন্য 10 ইউনিট সেফটি স্টক রাখেন, তাহলে আপনার রিঅর্ডার পয়েন্ট হলো 50 ইউনিট।
যখন আপনার অন-হ্যান্ড 50-এ পৌঁছায়, তখন রিঅর্ডার করুন। যখন আপনার "মনে হয় কম আছে" তখন নয়।
মিন/ম্যাক্স: রিঅর্ডার পয়েন্টকে একটি সরল কেনাকাটার অভ্যাসে পরিণত করুন
রিঅর্ডার পয়েন্ট বলে কখন অর্ডার করতে হবে। মিন/ম্যাক্স বলে কতটা অর্ডার করতে হবে, অতিরিক্ত চিন্তা ছাড়াই।
Min = ROP সেট করুন। যখন অন-হ্যান্ড ≤ Min, তখন এটি একটি কেনাকাটা ট্রিগার করে।
Max সেট করুন একটি পূর্ণ অর্ডার সাইকেল প্লাস লিড টাইম কভার করতে (বা সহজভাবে "আপনি কতটা রাখতে স্বচ্ছন্দ")। অর্ডারের পরিমাণ সাধারণত Max - অন-হ্যান্ড (আপনি ট্র্যাক করলে অন-অর্ডার বাদ দিন)।
আপনি যদি সাপ্তাহিক অর্ডার করেন, সাপ্তাহিক রুটিন বজায় রাখুন। ঘন ঘন ছোট অর্ডার এলোমেলো বড় অর্ডারের চেয়ে ভালো, বিশেষত ছোট দল এবং সীমিত ক্যাশ ফ্লো-র জন্য।
ডেজ অফ কভার: একটি সরল KPI যা সমস্যা তাড়াতাড়ি ধরে
ডেজ অফ কভার (যাকে ডেজ ইনভেন্টরি অন হ্যান্ডও বলা হয়) এই প্রশ্নের উত্তর দেয়: এই আইটেম ফুরানোর আগে আপনি কত দিন বিক্রি চালিয়ে যেতে পারবেন?
ডেজ অফ কভার = অন-হ্যান্ড ÷ গড় দৈনিক ব্যবহার। আপনি যদি অ্যাকাউন্টিং ভার্সন পছন্দ করেন, তাহলে ডেজ সেলস অফ ইনভেন্টরি (DSI) একটি ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত মেট্রিক।
যদি চাহিদা অসমান হয় (সপ্তাহান্ত, মৌসুমী উত্থান), তাহলে সাপ্তাহিক গড় ব্যবহার করুন এবং আপনার পরবর্তী বড় প্রোমো বা ব্যস্ত সময়ের সাথে মিলিয়ে দেখুন।
সাপ্তাহিক KPI রুটিন (5টি সংখ্যা)
ইনভেন্টরি অপ্টিমাইজেশন কাজ করে যখন আপনি এটিকে সাপ্তাহিক স্বাস্থ্য পরীক্ষা হিসেবে দেখেন, ত্রৈমাসিক প্রকল্প হিসেবে নয়।
একটি ছোট নমুনা গণনা করুন (20 SKU)। নির্ভুলতা % = সঠিক গণনা ÷ মোট গণনা। যদি নির্ভুলতা কমে, অপ্টিমাইজ করা বন্ধ করুন এবং প্রক্রিয়া ঠিক করুন।
চাহিদা থাকা অবস্থায় কতগুলো SKU শূন্যে পৌঁছেছে? একটি স্টকআউট দুর্ভাগ্য হতে পারে। বারবার স্টকআউট মানে ভাঙা রিঅর্ডার পয়েন্ট বা অবিশ্বস্ত লিড টাইম।
একটি ছোট "রিঅর্ডার পয়েন্টের নিচে" তালিকাই আসল উদ্দেশ্য। সাপ্তাহিক পর্যালোচনা করুন, অর্ডার দিন, এবং এগিয়ে যান।
90+ দিন ধরে নড়াচড়া ছাড়া ইনভেন্টরি সম্পদ নয়, এটি একটি নগদ ফাঁদ। মাসিক পর্যালোচনা করুন এবং সিদ্ধান্ত নিন: ডিসকাউন্ট, বান্ডেল, ফেরত, বা রাইট অফ।
সরবরাহকারীরা প্রতিশ্রুত তারিখ পূরণ করছে কিনা ট্র্যাক করুন। যদি লিড টাইম অস্থির হয়, আপনার সেফটি স্টক বেশি হতে হবে, অথবা আপনার ভালো সরবরাহকারী দরকার।
সাধারণ ভুল যা "অপ্টিমাইজড" ইনভেন্টরিকে আরো খারাপ করে
- অন-অর্ডার স্টক উপেক্ষা করা: আপনি যদি ইনবাউন্ড PO হিসাব না করে রিঅর্ডার করেন, তাহলে আপনি বেশি কিনবেন।
- MOQ এবং কেস প্যাক: আপনার রিঅর্ডার পয়েন্ট হয়তো বলছে "12টি কিনুন," কিন্তু আপনার সরবরাহকারী "48টি কিনুন" বাধ্য করে। Max সমন্বয় করুন এবং প্রোমোশন বা বিকল্পের পরিকল্পনা করুন।
- অতিরিক্ত SKU: প্রতিটি অতিরিক্ত ভেরিয়েন্ট পূর্বাভাস এবং গণনার কাজ বাড়ায়। আক্রমণাত্মকভাবে ছাঁটাই করুন।
- কোনো লোকেশন শৃঙ্খলা নেই: আইটেম যদি শেলফের মধ্যে এদিক-ওদিক হয়, আপনার সিস্টেম কাল্পনিক হয়ে যায়।
- প্যারামিটার কখনো পর্যালোচনা না করা: রিঅর্ডার পয়েন্ট "সেট করো আর ভুলে যাও" নয়। শীর্ষ বিক্রেতাদের মাসিক এবং ধীর গতির পণ্যগুলো ত্রৈমাসিক পর্যালোচনা করুন।
ছোট দলের জন্য উপযুক্ত টুল
- স্প্রেডশিট বেসলাইন: SKU, সরবরাহকারী, লিড টাইম, গড় দৈনিক ব্যবহার, ROP, Min, Max এবং ডেজ অফ কভার ট্র্যাক করুন।
- বারকোড-ফার্স্ট ওয়ার্কফ্লো: SKU এবং লোকেশন লেবেল প্রিন্ট করুন যাতে রিসিভিং এবং পিকিং স্ক্যান-চালিত হয়, স্মৃতি-চালিত নয়। আপনার যদি বিনামূল্যের লেবেল জেনারেটর দরকার, LabelCodes.com চেষ্টা করুন।
- মোবাইল স্ক্যানিং: ফোন-ভিত্তিক স্ক্যানার প্রায়ই ছোট দলের জন্য যথেষ্ট, বিশেষত রিসিভিং, সমন্বয় এবং দ্রুত সাইকেল কাউন্টের জন্য।
পরবর্তী পদক্ষেপ: প্রথমে আপনার শীর্ষ 20 SKU অপ্টিমাইজ করুন
সবকিছু অপ্টিমাইজ করার চেষ্টা করবেন না। বিক্রির ভিত্তিতে আপনার শীর্ষ 20 SKU বেছে নিন, তাদের লোকেশন এবং লেবেল পরিষ্কার করুন, একটি বেসিক রিঅর্ডার পয়েন্ট সেট করুন, এবং সাপ্তাহিক KPI রুটিন শুরু করুন।
আপনার 30-মিনিট সোমবার রুটিন
- 20 SKU স্পট কাউন্ট করুন:কেনার আগে স্পষ্ট অন-হ্যান্ড ত্রুটি ঠিক করুন।
- ROP-এর নিচের তালিকা পর্যালোচনা করুন:সেই কয়েকটি অর্ডার দিন যা পরবর্তী স্টকআউট প্রতিরোধ করবে।
- লিড টাইম পরীক্ষা করুন:যেকোনো সরবরাহকারী আপডেট করুন যার ডেলিভারিতে দেরি হচ্ছে (দেরিতে ডেলিভারি সবকিছু বদলে দেয়)।
- ডেড স্টক চিহ্নিত করুন:একটি পদক্ষেপ বেছে নিন (ডিসকাউন্ট, বান্ডেল, ফেরত) এবং তা কার্যকর করুন।