قيمة جرد المخزون واضحة لكل صاحب عمل. فهي تتيح لك التحقق من إجمالي الربح وزيادته بشكل متكرر مع تقليل الخسائر، وتحسين التحكم في التخصيص، وتقليل الهدر. عندما تجمع بين جرد المخزون ومطابقة سجلات المخزون، تحصل على ممارسة تسمى مطابقة المخزون.
تقارن مطابقة المخزون بيانات المخزون الفعلي بـ سجل محاسبة المخزون للشركة (القيمة الدفترية). بعبارة أخرى، يجب أن تتوافق معلومات مؤسستك حول مخزوناتك مع البضائع التي لديك في متناول اليد.
يوضح هذا الدليل سبعة أسباب حاسمة لإجراء عمليات جرد منتظمة، ويغطي فوائد مثل الكشف عن السرقة، وتحسين تخطيط المشتريات، وتنظيم المستودعات حتى تتمكن من معرفة سبب استحقاق الجهد.
بالطبع، الأمور أكثر تعقيدًا وتستغرق وقتًا طويلاً مما قد تعتقد، لكنها عملية ضرورية لكل عمل، كبيرًا كان أم صغيرًا، ولحسن الحظ، هناك استراتيجيات يمكنك استخدامها لتكون أكثر فاعلية.
تتغير الاتجاهات كل موسم. لذلك، يجب عليك فحص مخزوناتك بشكل دوري لتجنب تكبد الخسائر. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد المخزونات التي تمثل نهايات سائبة أو ما إذا كانت هناك أي فجوات. يمكن أن تساعدك استراتيجية مطابقة المخزون الجيدة في تطوير استراتيجية مبيعات أفضل وتقريبك من أهدافنا التجارية.
في الفقرات التالية، سنوضح بعض الأسباب التي تجعلك تأخذ المخزون المنتظم على محمل الجد.
تحسين إنتاجية المستودع وتنظيمه
تؤدي خطة إدارة المخزون الناجحة أيضًا إلى منشأة تنفيذ منظمة جيدًا. تكون خطط التنفيذ المستقبلية والحالية أكثر فاعلية عندما يكون المستودع منظمًا.
يستغرق التعامل مع المخزون وقتًا ومالًا أقل عندما تكون هناك إدارة فعالة للمخزون، مما يحرر الموارد لاستخدامات أخرى.
سيكون المستودع بأكمله أكثر إنتاجية وتنظيمًا إذا كنت تعرف دائمًا المنتجات التي لديك في المخزون ومكان وجودها. وذلك لأنك ستقضي وقتًا في البحث في الرفوف فقط عن العناصر التي قد تكون لديك أو لا تكون لديك في المخزون عند الحاجة أو عندما يكون لديك طلب كبير.
يساعد في تحقيق أهداف العمل
يمكن أن تساعد عمليات جرد المخزون في العثور على التناقضات المحتملة التي قد تؤثر على خطة عملك. أي مشكلة في مخزونك يمكن أن تبعدنا خطوة واحدة عن تحقيق الربح. إذا كان هناك أي شيء، فإن هذه العيوب لن تسبب لك سوى الخسارة.
عادة، يتم العثور على هذه الفجوات بحلول نهاية السنة المالية. عند إجراء جرد المخزون بانتظام (أي ربع سنوي أو نصف سنوي)، ستحصل على رؤى مسبقًا. عندما تأتي تلك اللحظة، ستحتاج على الأرجح إلى مزيد من الوقت لإجراء التعديلات. عند إجراء جرد المخزون بانتظام، ستحصل على رؤى مسبقًا.
إذا كانت خطة عملنا الحالية لا تعمل، فسيكون لديك الفرصة لتغييرها. سيساعدك هذا في الوصول إلى أهدافك بشكل أسرع.
رؤية مركزية للمخزونات
سيوفر الجرد الدوري رؤية مركزية للمخزون عبر جميع قنوات البيع، بما في ذلك الكمية الموجودة في المخزون والمكان. بهذه الطريقة، يمكنك أن تكون أكثر تنظيمًا وتلبية احتياجات عملائك بشكل أسرع.
بالإضافة إلى ذلك، سيمكن إدارة المستودعات من خلال السماح بتخصيص المخزون لقنوات بيع محددة، وهو أمر بالغ الأهمية إذا كان لديك مستودعات ومراكز توزيع منتشرة في عدة مواقع.
أيضًا، يمكنك التأكد من المنتجات التي هي الأكثر رغبة لديك إذا كنت تعرف باستمرار المخزونات التي لديك. نتيجة لذلك، ستكون على دراية مستمرة بالمنتجات التي يجب التركيز عليها والمنتجات التي يمكن تجاهلها لعدم وجود طلب كافٍ عليها.
تقليل مخاطر السرقة
كأصحاب أعمال، نأمل ألا تكون السرقة مشكلة أبدًا. ومع ذلك، إذا كان لدينا عمل أكبر في صناعات مثل البيع بالتجزئة، فإن السرقة عادة ما تكون مشكلة شائعة. قد يكون من المستحيل إيقافها، خاصة عندما يتعلم الجناة أن يكونوا ماكرين حيال ذلك.
سيساعد جرد المخزون الدوري في تحديد ما إذا كان لدينا مشكلة سرقة محتملة للتعامل معها. على سبيل المثال، إذا كنا نقوم بفحوصات شهرية ونرى أن المخزونات مفقودة باستمرار، فيجب علينا اتخاذ تدابير.
ربما يمكننا إجراء ترقية لنظام الأمان الخاص بنا. أو ربما نحتاج إلى تغيير الموظفين: نكون أكثر انتقائية بشأن الأشخاص الذين نسمح لهم بالدخول. قد تساعدنا هذه التدابير في منع موظفينا من أن يكونوا غير أمناء.
بصرف النظر عن الضرر، يمكننا أيضًا استخدام جرد المخزون للتحكم في الضرر. إذا كانت هناك أسباب لحدوث الضرر بشكل متكرر، فستساعد العملية في إصلاح المشكلة. بهذه الطريقة، سنضمن عدم حدوث ذلك مرة أخرى في المستقبل.
يحدد ما يعمل وما لا يعمل
من خلال إجراء عمليات جرد منتظمة، يمكنك أن ترى بالضبط أي المخزونات رائجة وأيها ليست كذلك. سيجعل هذا من السهل عليك الاستثمار في المنتج/المنتجات المناسبة ودفع المنتجات الخاطئة جانبًا.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تستثمر في منتج اتضح أنه طريق مسدود. من خلال إجراء مطابقة المخزون، يمكنك تحديد ما إذا كانت هناك حاجة لبيع سريع لمخزوناتنا أم لا. يمكن أن يساعدك هذا في نقل المخزونات وربما تحقيق بعض الربح من خلال تغيير الاستراتيجية.
هذا يعني غالبًا أنك ستبيع مخزوناتنا بهامش ربح أقل، مما يجلب لنا ربحًا أقل. ومع ذلك، فهو بديل أفضل بكثير من ترك تلك المخزونات تجلس وتجمع الغبار وربما تسبب خسائر.
بمجرد تحديد المخزونات التي لا تعمل، يمكنك تطوير استراتيجية استثمار أفضل وربما إخراج هذا المنتج من خطنا. ستكون فكرة جيدة أن تأخذ منتجاتنا بطيئة الحركة وتضعها في منطقة محددة من مستودعنا. بهذه الطريقة، يمكنك معرفة مدى أدائها من خلال النظر إلى الغبار المتجمع.
خيار آخر هو استخدام تطبيق إدارة المخزون الخاص بنا لـ تصنيف مخزونك. بهذه الطريقة، يمكنك الحصول على صورة واضحة لمنتجاتنا والأجزاء التي لم يتفاعل الناس معها كثيرًا. تطبيق الجوال الخاص بنا أسهل في التتبع أثناء التنقل.
يساعد في تخطيط المشتريات
كما ذكرنا، تساعدك مطابقة المخزون في تحديد ما هو شائع وما هو ليس كذلك. إذا كان هناك نقص في منتج معين من مخزونك، فإن الطلب عليه مرتفع، أو نحتاج إلى المزيد لأسباب مختلفة.
على سبيل المثال، لنفترض أننا نمتلك متجر أحذية ونشتري أحذية بجميع المقاسات بكميات كبيرة. نتوقع أن تختفي جميع الأحذية بنهاية الموسم، لكننا نلاحظ نقصًا مستمرًا في مقاسات معينة. سيعلمنا هذا أننا بحاجة لطلب المزيد من المقاسات في المستقبل.
يمكن أن يساعد جرد المخزون أيضًا في الطلبات الطارئة. على سبيل المثال، قد تكون مقتنعًا بأن لديك إمدادات كافية من الأحذية للموسم. ستقوم مطابقة المخزون بإخطارك في حالة سرقة الأحذية أو تلفها. ستساعدك في تخطيط عملية شراء جديدة مسبقًا.
يراجع التسعير لاستراتيجية مبيعاتك
يمكن أن تتغير الأسعار كثيرًا بمرور الوقت، وقد يكون للمنتج الذي نشتريه في الوقت الحالي قيمة مختلفة في المستقبل. إذا ظلت هذه المنتجات غير مباعة بنهاية الموسم، فإنك تخاطر بضرورة بيعها بسعر مختلف عما كنت تفكر فيه في الأصل.
يمكن أن يجعلك جرد المخزون على دراية بتعديلات الأسعار هذه. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم تطبيق إدارة المخزون الخاص بك، فيجب أن تكون قادرًا على مقارنة الأسعار السابقة بالأسعار الحالية. البيانات مفيدة للغاية لأنها تساعدك على الخروج باستراتيجية مبيعات أفضل.
خاتمة
احتياجات العملاء والتحكم الذي سيكون لديك في عناصرك هي المحركات الأساسية وراء ضرورة إجراء أنشطة جرد المخزون بانتظام.
توضح هذه المقالة العديد من المزايا للتحقق بانتظام من مخزونك، بما في ذلك توفير التكاليف، ومنع السرقة، وضمان حصول عملائك على السلع التي يرغبون فيها دون الحاجة إلى التعامل مع التأخيرات. سيساعدك فهم المنتجات التي يريدها العملاء أكثر في التنبؤ بالطلب بشكل أفضل و تجنب نفاد المخزون.
يجب أن تكون هذه العمليات الروتينية موجودة، بغض النظر عن حجم الشركة أو صغرها. تحدث عادة مرة واحدة في السنة، وبغض النظر عن حجم الشركة، فإن الفوائد هي نفسها.